Panduan Menggunakan Sistem Informasi Akademik Sekolah

[menu]

Informasi Program

Nama Program Sistem Informasi Akademik Sekolah
Versi Program 1.0.0
Support By Niomic Software Development
Website http://www.niomic.com

Kebutuhan Sistem

Sistem Informasi Akademik Sekolah membutuhkan hardware dan software minimum sebagai berikut:

Hardware

  1. Prosesor Intel Pentium 4 atau yang lebih tinggi
  2. Memori 1GB atau yang lebih tinggi
  3. Monitor dengan resolusi minimum 1024x768. Disarankan minimum 1280x800 atau yang lebih tinggi
  4. Perangkat masukan
    1. Keyboard
    2. Mouse/Touchpad
  5. Printer deskjet atau laser

Software

Server

  1. Sistem Operasi Windows XP, Windows 7, Windows 8, atau yang lebih tinggi atau Linux
  2. Web Server Apache 2
  3. Database Server MySQL
  4. Modul PHP 5

Client

  1. Sistem Operasi Windows XP atau yang lebih tinggi atau Linux
  2. Web Browser atau program penjelajah web. Disarankan Mozilla Firefox 15 atau yang lebih tinggi
  3. PDF Reader. Disarankan terintegrasi dengan web browser dalam bentuk add on

Disarankan agar pengguna mengakses program dari komputer client yang terpisah dengan server untuk melakukan transaksi. Komputer client dihubungkan dengan komputer server melalui jaringan LAN atau internet. Hal tersebut bertujuan untuk mengurangi resiko kerusakan data akubat virus dan sebagainya.

Apabila pengguna ingin menggunakan jasa web hosting untuk server program, maka pengguna cukup menyediakan komputer client dan hubungan internet. Pengguna dapat mengakses program dari mana pun.

Instalasi dan Konfigurasi Program

Instalasi Server

Server yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:

Server Web

Server web bertugas melayani permintaan dari klien. Klien dalam hal ini adalah browser web atau program penjelajah web.

Sistem Informasi Akademik Sekolah menggunakan Apache sebagai server web. Apache membutuhkan modul PHP Hypertext Prepocessor atau PHP untuk mengeksekusi script program. PHP juga melakukan permintaan penulisan, pembacaan, pembaruan, dan penghapusan data kepada server database.

Server Database

Server database melayani permintaan dari program. Permintaan tersebut antara lain adalah sebagai berikut:

  1. Permintaan pembuatan data baru atau insert
  2. Permintaan data yang telah ada atau select
  3. Permintaan perubahan data yang telah ada atau update
  4. Permintaan penghapusan data yang telah ada atau delete

Sistem Informasi Akademik Sekolah menggunakan MySQL sebagai server database.

Apache, PHP, dan MySQL harus dipersiapkan terlebih dahulu sebelum instalasi program dilakukan.

Instalasi Program

Program dimasukkan ke dalam root document dari server web atau dimasukkan ke dalam sebuah direktori tertentu. Direktori tersebut harus mempunyai permission untuk executing script sehingga program dapat dijalankan.

Database impor ke MySQL dengan menggunakan aplikasi seperti phpMyAdmin. Konfigurasi pada program diarahkan ke database tersebut beserta nama pengguna atau username dan password. Pengguna tersebut harus mempunyai hak akses untuk:

  1. select
  2. insert
  3. delete
  4. update

Konfigurasi Server

Beberapa konfigurasi penting pada server adalah sebagai berikut:

Web Server

Beberapa pengaturan penting pada server Apache adalah sebagai berikut:

Pengaturan di atas penting untuk melakukan override direktori. Tanpa adanya pengaturan di atas, maka beberapa modul akan mengalami masalah

PHP

Beberapa pengaturan penting pada PHP adalah sebagai berikut:

Konfigurasi Program

Program membutuhkan konfigurasi agar dapat berkomunikasi dengan server database. Konfigurasi program disimpan di dalam file inc.config.php dengan isi standard sebagai berikut:

<?php
   define("DB_HOST", "localhost");
   define("DB_NAME", "sekolah");
   define("DB_USER", "root");
   define("DB_PASSWORD", "");
   define("DB_PREFIX", "");

   $app = new StdClass();
   $cfg = new StdClass();
   $cfgdb = new StdClass();
   $current = new StdClass();
   $app->name = "Sistem Informasi Akademik Sekolah";
   $cfg->dec_place = 0;
   $cfg->dec_separator = ",";
   $cfg->dec_thousands_separator = ".";
   $cfg->pertanyaan_array = array(
   "Siapa nama guru kesayangan Anda di SD?", 
   "Apa mainan kesukaan Anda di SD?", 
   "Siapa teman kesayangan Anda di SD?"
   );
   $cfgdb->connection = @mysql_connect(DB_HOST, DB_USER, DB_PASSWORD);
   if(!$cfgdb->connection)
   {
   exit();
   }
   $cfgdb->selecteddb = @mysql_select_db(DB_NAME, $cfgdb->connection);
   if(!$cfgdb->selecteddb)
   {
   exit();
   }
?>

Keterangan dari masing-masing konstanta dan variabel tersebut adalah sebagai berikut:

  1. Konstanta DB_HOST adalah nama host untuk server database
  2. Konstanta DB_NAME adalah nama database
  3. Konstanta DB_USER adalah pengguna pada database
  4. Konstanta DB_PASSWORD adalah password untuk pengguna database
  5. Konstanta DB_PREFIX adalah awalan pada masing-masing tabel. Pada versi 1.0.0 harus dikosongkan
  6. Variabel $app->name adalah nama aplikasi
  7. Variabel $cfg->dec_place adalah berapa banyak angka desimal (angka di belakang koma)
  8. Variabel $cfg->dec_separator adalah pemisah desimal
  9. Variabel $cfg->dec_thousands_separator adalah pemisahan ribuan
  10. Variabel $cfg->pertanyaan_array adalah daftar pertanyaan rahasia untuk pengguna. Ubah pertanyaan ini sesuai dengan keinginan Anda

Catatan:
Tidak dibenarkan adanya karakter apapun sebelum <?php dan sesudah ?> pada file inc.config.php

Pengaturan session penting dilakukan. Pastikan bahwa pengaturan ini sudah benar.

<?php
	include_once dirname(__FILE__)."/include/session.php";
	@ini_set('session.bug_compat_42',0);
	@ini_set('session.bug_compat_warn',0);

	$ksession = new KamsSession();
	
	// get prefix
	if(defined('DB_PREFIX'))
	{
		$prefix_tbl = DB_PREFIX;
	}
	else
	{
		$prefix_tbl = "";
	}

	// database setting
	$ksession->ks_db_host         = DB_HOST;
	$ksession->ks_db_name         = DB_NAME;
	$ksession->ks_db_user         = DB_USER;
	$ksession->ks_db_password     = DB_PASSWORD;
	$ksession->ks_db_table        = $prefix_tbl."sessions";
	// or session_set_database_params($host, 
	// $database, $user, $password, $table);
	
	// cookie setting
	$ksession->ks_cookie_name     = "vkrsk83hk_";
	$ksession->ks_cookie_lifetime = 604800;
	// at least 86400 for cookie lifetime
	$ksession->ks_cookie_path     = "/";
	$ksession->ks_cookie_domain	  = "";
		
	$ksession->ks_cookie_secure   = false;
	$ksession->ks_cookie_httponly = false;
	// or session_set_cookie_params($lifetime, 
	// $path, $domain, $secure, $httponly);
	
	// session setting
	$ksession->ks_session_name    = "vkrsk83hk_4";
	$ksession->ks_session_method  = 2;
	// set ks_session_method to 2 if session data 
	// unreadable on classic method
	// default value of ks_session_method is 2

	$ksession->ks_cfg_usedatabase = true;
	$ksession->start();
	// now, session is ready to be used
?>

Keretangan

Jika pengguna belum memahami tentang session dan cookie, pengguna dapat membaca referensi lain yang membahas tentang session dan cookie secara lebih detil dan lebih gamblang.

Prinsip Umum Modul dan Data

Pada hampir semua modul, Sistem Informasi Akademik Sekolah memungkinkan pengguna mengubah status data menjadi "aktif" atau "nonaktif". Status "aktif" mengandung pengertian bahwa data tersebut digunakan oleh sistem. Data dapat ditampilkan pada laporan, ekspor, atau digunakan sebagai master oleh data lain. Status "nonaktif" mengandung pengertian bahwa data tersebut hanya berfungsi sebagai konsep. Data dengan status "nonaktif" dapat diubah menjadi "aktif" dan dapat digunakan seperti biasa.

Pada beberapa modul, program mengunci data untuk kasus tertentu. Data yang dikuci tidak bisa diubah atau dihapus. Penguncian data tersebut dimaksudkan untuk mencegah administrator mengubah data tertentu sementara data tersebut seharusnya tidak diubah. Contoh nyata adalah jenis biaya. Ketika data tersebut telah digunakan, maka data tersebut tidak boleh diubah dan tidak boleh dihapus. Akan tetapi, sebelum data tersebut digunakan, pengguna tetap dapat mengubah atau menghapus data tersebut.

Pada modul administrator, pengguna tidak bisa memblokir, menonaktifkan, atau menghapus dirinya sendiri. Hal tersebut bertujuan untuk mencegah kekosongan administrator sehingga menyebabkan Sistem Informasi Akademik Sekolah tidak dapat digunakan karena administrator merupakan tulang punggung dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah.

Akun Pengguna

Pengguna Sistem Informasi Akademik Sekolah dibagi menjadi 3 yaitu administrator, guru, dan siswa.

Administrator

Administrator adalah tulang punggung dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah. Administrator dapat melakukan semua hal termasuk menghapus seluruh data dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah. Dengan demikian, tingkat keamanan akun administrator harus tinggi.

Administrator harus mengisi alamat email dan pertanyaan keamanan yang disediakan oleh program dan memberikan jawaban serahasia mungkin. Password administrator harus panjang dan aman yang terdiri dari kombinasi huruf, angka, dan lambang.

Administrator dibagi menjadi 3 tingkatan yaitu sebagai berikut:

  1. Super User
  2. Admin
  3. Keuangan

Super User

Super user adalah administrator utama yang memegang semua kendali program. Super user bisa membuat akun administrator lain. Akun administator tersebut bisa saling memblokir dan menghapus. Meskipun demikian, administrator tidak bisa memblokir atau menghapus akunnya sendiri. Super user bisa mengakses seluruh modul administrasi kecuali modul keuangan.

Admin

Admin adalah administrator biasa yang berada di bawah super user. Admin dapat mengakses seluruh modul kecuali modul khusus untuk super user dan modul keuangan.

Keuangan

Keuangan merupakan level khusus dari administrator. Administrator keuangan hanya dapat mengakses modul yang berhubungan dengan keuangan.

Guru

Guru dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah mempunyai wewenang untuk mengubah data-data dirinya dan memberikan nilai mata pelajaran tertentu kepada siswa yang diajarnya. Dengan demikian, keamanan akun guru juga sangat penting.

Guru juga diwajibkan untuk mengisi alamat email, pertanyaan keamanan serta password yang panjang dan aman.

Siswa

Siswa dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah merupakan pengguna yang diberi kewenangan terbatas. Kewenangan tersebut hanya sebatas mengubah data pribadi beserta fotonya. Meskipun demikian, keamanan akun siswa tidak boleh diremehkan karena apabila akun tersebut dibuka orang lain, maka orang tersebut dapat mengacaukan data siswa dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah.

Siswa juga diwajibkan untuk mengisi alamat email, pertanyaan keamanan serta password yang panjang dan aman.

Data Master

Data master merupakan data yang diperlukan oleh program untuk sebuah proses tertentu. Dalam sebuah proses, program bisa mengguanakan puluhan data master sekaligus tergantung dari kompleksitas proses tersebut.

Sebelum menggunakan Sistem Informasi Akademik Sekolah, pengguna harus melengkapi data-data master terlebih dahulu. Sistem Informasi Akademik Sekolah mempunyai lebih kurang 48 data master. Sebagian besar merupakan data yang relatif statis. Meskipun demikian, pengguna tetap dapat mengubah bata tersebut apabila diperlukan. Beberapa data master yang dinamis antara lain adalah sebagai berikut:

  1. Profil Sekolah
  2. Master Pejabat
  3. Master Gedung
  4. Master Ruangan
  5. Master Fasilitas
  6. Master Jurusan
  7. Master Administrator
  8. Master Guru
  9. Master Kelas
  10. Master Kurikulum
  11. Master Mata Pelajaran
  12. Master Siswa

Selain data master di atas, program juga memerlukan data pada konfigurasi. Sebelum pengguna memasukkan data pada konfigurasi tersebut, program akan menggunakan konfigurasi standard yang disesuaikan dengan keadaan rata-rata sekolah. Meskipun demikian, sangat disarankan agar pengguana memasukkan data konfigurasi sehingga hasilnya akan lebih baik.

Berikut ini akan dibahas tentang data master yang ada di dalam program Sistem Informasi Akademik Sekolah.

Profil Sekolah

Profil sekolah berisi data-data sebagai berikut:

Field Type Null Default Comments
kode_hukum varchar(10) No    
kode_yayasan varchar(20) No    
nama_badan_hukum varchar(100) No    
nama varchar(100) No    
tanggal_pendirian date No    
telepon varchar(20) No    
faksimili varchar(20) No    
email varchar(50) No    
website varchar(50) No    
alamat_1 varchar(100) No    
kode_pos varchar(20) No    
negara varchar(50) No    
propinsi varchar(50) No    
daerah varchar(50) No    
pejabat_1 varchar(50) No    
jabatan_1 varchar(50) No    
jabatan_1_en varchar(50) No    
no_id_pejabat_1 varchar(20) No    
pejabat_2 varchar(50) No    
jabatan_2 varchar(50) No    
jabatan_2_en varchar(50) No    
no_id_pejabat_2 varchar(20) No    
no_akta varchar(50) No    
nama_akta varchar(255) No    
tanggal_akta date No    
no_sah varchar(50) No    
tanggal_sah date No    
logo varchar(100) No    
start_no_identitas varchar(100) No 0  
no_identitas varchar(100) No 0  
aktif tinyint(1) No 1  

Mengisi Profil Sekolah

Profil sekolah berbeda dengan data master lain. Profil sekolah hanya perlu diisi 1 baris (record) saja. Apabila pengguna mengisi profil sekolah dengan beberapa baris, maka program hanya akan menggunakan data yang pertama saja. Sangat disarankan agar pengguna tidak membuat lebih dari 1 baris data.

  1. Kode Badan Hukum
    Hanya diisi jika ada
  2. Kode Yayasan
    Hanya diisi jika ada
  3. Nama Badan Hukum
    Hanya diisi jika ada
  4. Nama Sekolah
    Nama resmi sekolah
  5. Tanggal Pendirian
    Cukup jelas
  6. Telepon
    Cukup jelas
  7. Faksimili
    Cukup jelas
  8. Email
    Cukup jelas
  9. Website
    Cukup jelas
  10. Alamat
    Alamat surat-menyurat sekolah
  11. Kode Pos
    Kode pos untuk alamat sekolah
  12. Negara
    Cukup jelas
  13. Propinsi
    Cukup jelas
  14. Daerah
    Cukup jelas
  15. Pejabat 1
    Pejabat 1 sekolah (dapat diisi dengan nama kepala sekolah)
  16. Jabatan 1
    Jabatan untuk pejabat 1 (dapat diisi dengan "Kepala Sekolah")
  17. Jabatan 1 (Bahasa Inggris)
    Jabatan untuk pejabat 1 dalam bahasa Inggris
  18. Nomor identitas pejabat 1
    Nomor KTP atau SIM pejabat 1
  19. Pejabat 2
    Pejabat 2 sekolah (dapat diisi dengan nama wakil kepala sekolah)
  20. Jabatan 2
    Jabatan untuk pejabat 2 (dapat diisi dengan "Wakil Kepala Sekolah")
  21. Jabatan 2 (Bahasa Inggris)
    Jabatan untuk pejabat 2 dalam bahasa Inggris
  22. Nomor Identitas Pejabat 2
    Nomor KTP atau SIM pejabat 2
  23. No Akta
    Nomor akta pendirian pekolah
  24. Nama Akta
    Nama dalam akta pendirian sekolah
  25. Tanggal Akta Pendirian
    Tanggal akta pendirian sekolah
  26. Nomor Pengesahan
    Nomor pengesahan sekolah
  27. Tanggal Pengesahan
    Tanggal pengesahan sekolah
  28. Logo
    Logo sekolah
  29. Aktif
    Selatu diisi dengan "aktif"

Setelah semua data tersebut diisi, lanjutkan dengan memilih tombol "Simpan".

Master Pejabat

Master pejabat menyimpan data detil dari semua pejabat sekolah. Sebuah record mewakili satu pejabat. Satu orang mungkin memegang 2 jabatan atau lebih sekaligus. Sistem Informasi Akademik Sekolah mengakomodir adanya rangkap jabatan dalam sebuah sistem secara bersamaan.

Field Type Null Default Comments
nama varchar(50) No    
jabatan varchar(100) No    
nomor_sk_pengangkatan varchar(50) No    
tanggal_sk_pengangkatan date No    
tanggal_pelantikan date No    
tanggal_mulai_bekerja date No    
tahun_akhir_jabatan year(4) No    
aktif tinyint(1) No 1  

Membuat Data Pejabat Baru

Untuk membuat data pejabat baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar pejabat yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data pejabat sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data pejabat. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Pejabat

Pengguna dapat memperbarui data pejabat yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar pejabat. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data pejabat. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Pejabat

Pengguna dapat menghapus data pejabat yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data pejabat yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Master Gedung

Sistem Informasi Akademik Sekolah mengakomodir penggunaan beberapa gedung sekolah. Setiap gedung memiliki data-data yang berbeda. Master gedung harus diisi sebelum pengguna mengisi master ruangan.

Setiap gedung diberi kode yang unik (berbeda satu sama lain). Kode tersebut diperlukan agar data gedung dapat digunakan oleh modul lain tanpa mengalami masalah apapun. Apabila pengguna tidak sengaja menghapus sebuah gedung, maka pengguna dapat membuat data gedung baru dengan kode yang sama dengan gedung yang terhapus. Dengan demikian, data pada modul lain seperti modul ruangan yang menggunakan data tersebut akan menggunakan data gedung baru secara otomatis tanpa memerlukan perubahan sama sekali.

Adapun struktur dari data gedung adalah sebagai berikut:

Field Type Null Default Comments
gedung_id varchar(20) No    
nama varchar(100) No    
alamat text No    
jumlah_lantai int(11) No    
panjang double No    
lebar double No    
tinggi double No    
aktif tinyint(1) No 1  

Membuat Data Gedung Baru

Untuk membuat data gedung baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar gedung yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data gedung sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data gedung. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Gedung

Pengguna dapat memperbarui data gedung yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar gedung. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data gedung. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Gedung

Pengguna dapat menghapus data gedung yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data gedung yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Penghapusan hanya dilakukan apabila data tersebut benar-benar tidak digunakan untuk selamanya.

Master Ruangan

Master ruangan digunakan oleh beberapa modul seperti ruang kelas, ruang belajar, ruang ujian, ruang bimbingan konseling, dan lain-lain. Setiap ruangan memiliki data-data yang berbeda. Master ruangan harus diisi sebelum pengguna membuat jadwal pelajaran, jadwal ujian, jadwal bimbingan, dan lain-lain.

Setiap ruangan diberi kode yang unik (berbeda satu sama lain). Kode tersebut diperlukan agar data ruangan dapat digunakan oleh modul lain tanpa mengalami masalah apapun. Apabila pengguna tidak sengaja menghapus sebuah ruangan, maka pengguna dapat membuat data ruangan baru dengan kode yang sama dengan ruangan yang terhapus. Dengan demikian, data pada modul lain yang menggunakan data tersebut akan menggunakan data ruangan baru secara otomatis tanpa memerlukan perubahan sama sekali.

Pengkodean ruangan diharapkan menyertakan unsur kode gedung dan kode lantai untuk memudahkan pencarian ruangan secara nyata. Apabila ruangan telah dikodekan sebelumnya, maka pengguna cukup merapikan kode tersebut dengan format yang standard.

Adapun struktur data dari ruangan adalah sebagai berikut:

Field Type Null Default Comments
ruangan_id varchar(20) No    
nama varchar(50) No    
gedung varchar(20) No    
lantai int(11) No    
kapasitas_belajar int(11) No    
kapasitas_ujian int(11) No    
aktif tinyint(1) No 1  

Kapasitas belajar berbeda dengan kapasitas ujian karena pada umumnya pada saat ujian, siswa diberi jarak yang lebih jauh dengan siswa lain. Kapasitas tersebut disesuaikan dengan kebijakan sekolah, jumlah siswa, dan ketersediaan ruangan.

Menambah Data Ruangan Baru

Untuk membuat data ruangan baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar ruangan yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data ruangan sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data ruangan. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Ruangan

Pengguna dapat memperbarui data ruangan yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar ruangan. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data ruangan. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Ruangan

Pengguna dapat menghapus data ruangan yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data ruangan yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Penghapusan hanya dilakukan apabila data tersebut benar-benar tidak digunakan untuk selamanya.

Master Fasiliitas

Master fasilitas ditampilkan pada halaman depan. Master ini tidak digunakan dalam transaksi akademik sehingga tidak bersifat mandatori.

Sebelum membuat data pada master fasilitas, pengguna disarankan untuk memeriksa kategori fasilitas yang ada di dalam sistem. Apabila kategori tersebut belum sesuai, maka pengguna diwajibkan untuk menyesuaikannya terlebih dahulu.

Untuk membuka data kategori fasilitas, pilih menu "Master". Program akan menampilkan daftar data master. Pilih "Kategori Fasilitas" yang ada di dalam daftar tersebut.

Pengguna dapat menggunakan operasi "Tabah", "Ubah" atau "Hapus" untuk menyesuaikan kategori fasilitas dengan data asli yang ada di sekolah.

Adapun struktur data dari fasilitas adalah sebagai berikut:

Field Type Null Default Comments
fasilitas_id bigint(20) No    
kategori_fasilitas varchar(50) No    
nama varchar(100) No    
spesifikasi text No    
jumlah int(11) No    
aktif tinyint(1) No 1  

Membuat Data Fasilitas Baru

Untuk membuat data fasilitas baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar fasilitas yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data fasilitas sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data fasilitas. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Fasilitas

Pengguna dapat memperbarui data fasilitas yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar fasilitas. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data fasilitas. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Fasilitas

Pengguna dapat menghapus data fasilitas yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data fasilitas yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Master Jurusan

Sistem Informasi Akademik Sekolah mengakomodir sekolah dengan berbagai macam jenis untuk semua tingkatan. Beberapa sekolah seperti SMA dan SMK mempunyai jurusan. Jurusan tersebut berhubungan dengan mata pelajaran yang diberikan kepada siswa pada jurusan tersebut serta metode pembelajarannya.

Untuk sekolah yang penjurusannya tidak dimulai dari awal, maka siswa pada tingkat awal belum masuk ke dalam jurusan tertentu. Sistem Informasi Akademik Sekolah mengakomodir kasus tersebut. Dengan demikian, atribut jurusan pada data siswa tidak wajib diisi meskipun pada sekolah yang mempunyai jurusan.

Pada sekolah yang mempunyai jurusan, pada tingkat yang sama, siswa akan mendapatkan mata pelajaran yang berbeda dengan jurusan lain. Meskipun nama mata pelajarannya sama (misalnya Matematika), akan tetapi kode mata pelajarannya harus dibedakan karena materinya mungkin akan berbeda.

Setiap jurusan diberi kode yang unik. Kode tersebut akan digunakan oleh modul lain seperti siswa, kelas, mata pelajaran, biaya pendidikan, dan lain-lain.

Adapun struktur data dari jurusan adalah sebagai berikut:

Field Type Null Default Comments
jurusan_id varchar(20) No    
nama varchar(100) No    
nama_en varchar(50) No    
nama_sesi varchar(50) No    
bidang_keahlian varchar(100) No    
kompetensi_umum text No    
kompetensi_khusus text No    
pejabat varchar(50) No    
jabatan varchar(50) No    
telepon_pejabat varchar(50) No    
format_nis varchar(100) No    
telepon varchar(50) No    
faksimili varchar(50) No    
operator varchar(50) No    
telepon_operator varchar(50) No    
keterangan text No    
denda_1 int(11) No 0  
denda_2 int(11) No 0  
aktif tinyint(1) No 1  

Sedangkan isian yang ditampilkan pada form jurusan adalah sebagai berikut:

  1. Kode Jurusan
    Kode dari jurusan
  2. Nama
    Nama resmi jurusan
  3. Nama (Bahasa Inggris)
    Nama jurusan dalam bahasa Inggris
  4. Nama Sesi
    Sesi adalah satuan waktu dari periode Kegiatan Belajar Mengajar, misalnya "semester" atau "catur wulan". Nama sesi ini tergantung kepada kebijakan pemerintah
  5. Bidang Keahlian
    Bidang keahlian untuk jurusan yang bersangkutan
  6. Kompetensi Umum
    Keahlian umum yang diharapkan dimiliki oleh semua siswa pada jurusan yang bersangkutan
  7. Kompetensi Khusus
    Keahlian khusus yang diharapkan dimiliki oleh semua siswa pada jurusan yang bersangkutan
  8. Pejabat
    Pejabat struktural pada jurusan yang bersangkutan. Hanya diisi jika ada
  9. Jabatan
    Jabatan struktural untuk pejabat pada poin 8. Hanya diisi jika ada
  10. Telepon Pejabat
    Telepon atau handphone untuk pejabat pada poin 8. Hanya diisi jika ada
  11. Format NIS
    Format Nomor Induk Siswa. Format ini hanya digunakan untuk informasi dan tidak digunakan oleh program untuk membuat nomor induk siswa secara otomatis. Jika format NIS tersebut sama dengan format NIS sekolah, maka format NIS untuk semua jurusan dapat diisi dengan isian yang sama
  12. Telepon
    Telepon kantor jurusan yang bersangkutan. Jika jurusan tidak mempunyai nomor telepon sendiri, isian tersebut dapat diisi dengan nomor telepon sekolah
  13. Faksimili
    Faksimili kantor jurusan yang bersangkutan. Jika jurusan tidak mempunyai nomor telepon sendiri, isian tersebut dapat diisi dengan nomor telepon sekolah
  14. Operator
    Nama operator Sistem Informasi Akademik jurusan yang bersangkutan. Jika jurusan tidak mempunyai operator sendiri, isian tersebut dapat diisi dengan operator Sistem Informasi Akademik Sekolah. Jika sebuah jurusan mempunyai lebih dari satu orang operator, maka operator diisi dengan kepala atau ketua dari operator untuk jurusan tersebut
  15. Telepon Operator
    Nomor telepon operator sebagaimana dimaksud pada poin 14
  16. Keterangan
    Informasi tambahan jika diperlukan
  17. Aktif
    Selalu diisi dengan "aktif" untuk data yang digunakan

Disarankan untuk menggunakan kode yang mewakili jurusan tersebut dan menyamakan panjang kode dari semua jurusan.

Membuat Data Jurusan Baru

Untuk membuat data jurusan baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar jurusan yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data jurusan sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data jurusan. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Jurusan

Pengguna dapat memperbarui data jurusan yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar jurusan. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data jurusan. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Jurusan

Pengguna dapat menghapus data jurusan yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data jurusan yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Master Administrator

Sistem Informasi Akademik Sekolah merupakan sistem multi user atau banyak pengguna. Tidak hanya guru dan siswa, administrator juga bisa lebih dari satu orang untuk jurusan yang sama. Pada versi 1.0, program tidak menempatkan administrator pada jurusan atau kelas tertentu. Selain itu, super user dan adminsitrator mempunyai wewenang yang sama.

Seorang administrator dapat mendaftarkan administrator lain. Sistem akan mencatat siapa yang mendaftarkan administrator tersebut. Selain itu, seorang administrator juga dapat mengubah data dan password administrator lain, mengaktifkan, menonaktifkan, memblokir, membuka blokir, serta mengubah foto profil administrator lain. Pada versi selanjutnya, wewenang ini hanya diberikan kepada super user.

Password administrator dienkripsi secara berlapis sehingga meningkatkan keamanannya. Apabila administrator lupa password, administrator dapat menggunakan fasilitas "Lupa Password" dengan mengirimkan tautan ke email atau dengan menggunakan pertanyaan rahasia. Jawaban dari pertanyaan rahasia juga dienkripsi sehingga meningkatkan keamanan.

Adapun struktur data dari administrator adalah sebagai berikut:

Field Type Null Default Comments
karyawan_id varchar(20) No    
login varchar(20) No    
password varchar(42) No    
nama varchar(50) No    
agama varchar(3) No    
jenis_kelamin varchar(3) No    
status_sipil varchar(5) No    
jumlah_anak int(11) No 0  
jabatan varchar(50) No    
telepon varchar(50) No    
handphone varchar(50) No    
email varchar(100) No    
alamat text No    
negara varchar(50) No    
propinsi varchar(50) No    
daerah varchar(50) No    
blokir tinyint(1) No 0  
aktif tinyint(1) No 1  

Membuat Data Administrator Baru

Untuk mendaftarkan sebuah akun administrator baru, pilih tombol "Tambah" di bawah daftar administrator. Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data jurusan. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

ID login adalah identitas yang digunakan untuk masuk ke dalam sistem. Identitas tersebut harus unik antara satu akun dengan akun yang lain. Apabila pengguna menggunakan ID login untuk dua kun atau lebih, maka proses tersebut akan digagalkan oleh sistem.

Mengubah Data Administrator

Pengguna dapat memperbarui data administrator yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar administrator. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data administrator. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Administrator

Pengguna dapat menghapus data administrator yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data administrator yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Pengguna tidak mungkin dapat menghapus, menonaktifkan, atau memblokir akunnya sendiri.

Master Guru

Master guru merupakan data yang sangat penting karena data ini digunakan oleh banyak modul seperti modul mata pelajaran, jadwal pelajaran, serta digunakan pada beberapa modul e-learning.

Sebagai data master yang penting, guru harus mempunyai identitas yang bersifat tetap. Untuk guru Pegawai Negeri Sipil (PNS), Nomor Induk Pegawai (NIP) merupakan nomor unik sehingga dapat digunakan sebagai identitas. Untuk guru yayasan atau guru honorer, sekolah wajib membuat kode tersendiri untuk guru tersebut. Panjang kode disarankan sama untuk semua guru yang tidak mempunyai NIP namun tidak harus sama panjangnya dengan NIP.

Sebelum membuat data master guru, pengguna disarankan untuk meninjau beberapa data master sebagai berikut:

  1. Agama
  2. Jenjang
  3. Golongan
  4. Jabatan (untuk Jabatan Fungsional Guru)
  5. Ikatan
  6. Status Guru
  7. Status Aktivitas Guru
  8. Status Kerja

Master tersebut harus disesuaikan terlebih dahulu. Perubahan data master tersebut dapat menggunakan operasi "Tabah", "Ubah" atau "Hapus".

Apabila seorang guru berubah status dari guru honorer menjadi guru PNS, disarankan agar pengguna mengubah identitas guru tersebut sesegera mungkin. Setelah identitas guru tersebut diubah, pengguna juga harus mengubah data-data yang terkait dengan guru tersebut seperti mata pelajaran, jadwal pelajaran, kehadiran, dan lain-lain karena sistem tidak secara otomatis menggantinya.

Apabila pengguna tidak mengijinkan guru tertentu untuk masuk ke dalam sistem, pengguna cukup memblokir guru tersebut. Guru yang diblokir tidak dapat masuk ke sistem namun datanya tetap dapat digunakan pada semua modul Sistem Informasi Akademik Sekolah.

Adapun struktur data dari guru adalah sebagai berikut:

Field Type Null Default Comments
guru_id varchar(20) No    
login varchar(20) No    
level int(10) No 100  
password varchar(42) No    
auth varchar(42) No    
pertanyaan varchar(100) No    
jawaban text No    
nama varchar(100) No    
nama_lengkap varchar(100) No    
nip varchar(20) No    
tempat_lahir varchar(50) No    
tanggal_lahir date No    
agama varchar(2) No    
jenis_kelamin char(3) No    
status_sipil varchar(5) No    
jumlah_anak int(11) No 0  
ktp varchar(50) No    
telepon varchar(50) No    
handphone varchar(50) No    
email varchar(100) No    
alamat text No    
negara varchar(50) No    
propinsi varchar(50) No    
daerah varchar(50) No    
homebase varchar(50) No    
gelar varchar(50) No    
jenjang varchar(5) No    
keilmuan varchar(255) No    
lulusan_pt varchar(255) No    
golongan varchar(10) No    
jabatan varchar(10) No    
ikatan varchar(5) No    
status_guru varchar(5) No    
status_aktivitas_guru varchar(5) No    
status_kerja varchar(5) No    
nuptk varchar(30) No    
guru_bimbingan_konseling tinyint(1) No 0  
semester_keluar varchar(5) No    
tanggal_bekerja date No    
nama_bank varchar(50) No    
nama_akun varchar(50) No    
nomor_akun varchar(50) No    
blokir tinyint(1) No 0  
aktif tinyint(1) No 1  

 

Sedangkan isian pada form guru adalah sebagai berikut:

  1. ID Guru
  2. ID Login
  3. Nama
  4. Nama Lengkap
  5. NIP
  6. Tempat Lahir
  7. Tanggal Lahir
  8. Agama
  9. Jenis Kelamin
  10. Status Pernikahan
  11. Jumlah Anak
  12. Nomor KTP
  13. Telepon
  14. Handphone
  15. Email
  16. Alamat
  17. Negara
  18. Propinsi
  19. Daerah
  20. Homebase
  21. Gelar
  22. Jenjang
  23. Keilmuan
  24. Lulusan Perguruan Tinggi
  25. Golongan
  26. Jabatan Fungsional Guru
  27. Ikatan
  28. Status Guru
  29. Status Aktivitas Guru
  30. Status Kerja
  31. NUPTK
  32. Guru Bimbingan Konseling
  33. Semester Keluar
  34. Tanggal Bekerja
  35. Nama Bank
  36. Nama Akun
  37. Nomor Akun
  38. Diblokir
  39. Aktif

ID login harus sama dengan ID guru agar guru dapat masuk ke Sistem Informasi Akademik Sekolah. Beberapa isian dapat diabaikan untuk dilengkapi oleh guru setelah guru tersebut masuk ke dalam sistem. Guru tidak bisa mengubah ID guru dan ID login.

Membuat Data Guru Baru

Untuk membuat data guru baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar guru yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data guru sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data guru. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Guru

Pengguna dapat memperbarui data guru yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar guru. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data guru. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Guru

Pengguna dapat menghapus data guru yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data guru yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Data guru yang meninggal dunia tidak perlu dihapus melainkan diubah Status Aktivitas Guru tersebut menjadi "Meninggal" dan diatur menjadi "nonaktif". Hal tersebut bertujuan agar data-data akademik sebelumnya yang berhubungan dengan guru tersebut dapat dibaca secara lengkap setelah guru tersebut meninggal dunia.

Master Kelas

Kelas adalah kelompok belajar siswa. Kelas merupakan data yang wajib ada karena menyangkut jadwal pelajaran, kehadiran siswa, dan nilai akademik siswa. Setiap kelas harus diberi kode unik. Apabila sekolah telah mempunyai kode kelas sebelumnya, pengguna dapat menggunakan kode tersebut dengan penyesuaian. Apabila sekolah belum mempunyai kode kelas, pengguna diwajibkan untuk menyusun kode tersebut sebelum memasukkannya ke dalam sistem.

Kode kelas disarankan mengandung unsur tingkat, jurusan, dan kode urut kelas yang dapat berupa angka atau huruf. Misalnya 2IPA1, 2IPA2, 2IPA3, 2IPS1, 3IPS1, 3IPS2, dan sebagainya di mana angka pertama menunjukkan tingkat sedangkan angka di belakang kode jurusan menunjuukan nomor urut kelas untuk tingkat dan jurusan tersebut. Untuk kelas yang belum mempunyai jurusan, kode jurusan dapat diganti dengan kode lain misaalnya SMA sehingga menjadi 1SMA1, 1SMA2, dan sebagainya.

Pada saat siswa naik ke jenjang berikutnya, siswa tersebut harus dimasukkan ke dalam kelas yang baru. Data kelas tidak berubah kecuali jika terjadi penambahan kelas yang disebabkan oleh penambahan jumlah siswa secara signifikan atau perubahan distribusi siswa pada masing-masing jurusan untuk tingkat yang sama.

Struktur kelas, seperti waki kelas, ketua kelas, dan sebagainya, diatur di dalam modul tersendiri. Hal tersebut bertujuan agar data struktur kelas tersebut dapat dilihat di masa yang akan datang meskipun siswa yang bersangkutan tidak berada di kelas tersebut.

Adapun struktur data dari kelas adalah sebagai berikut:

Field Type Null Default Comments
kelas_id varchar(20) No    
nama varchar(100) No    
tingkat bigint(20) No    
jurusan varchar(20) No    
ruangan varchar(20) No    
aktif tinyint(1) No 1  

Sedangkan isian pada form kelas adalah sebahai berikut:

  1. Kode Kelas
    Kode kelas yang bersangkutan
  2. Nama
    Nama kelas yang bersangkutan
  3. Tingkat
    Tingkat untuk kelas yang bersangkutan. Lihat di master tingkat
  4. Jurusan
    Jurusan untuk kelas yang bersangkutan. Jika kelas tersebut tidak mempunyai jurusan, cukup dikosongkan saja
  5. Ruangan
    Ruangan kelas standar untuk kelas yang bersangkutan. Untuk sekolah yang menggunakan ruangan per mata pelajaran dan tidak menyediakan ruangan khusus untuk kelas, maka ruangan tersebut dapat dikosongkan
  6. Aktif
    Selalu isi dengan "aktif" untuk kelas yang aktif. Jika sebuah kelas tidak digunakan pada periode tersentu, kelas tersebut dapat diatur menjadi "nonaktif" agar tidak muncul pada modul lain

Membuat Data Kelas Baru

Untuk membuat data kelas baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar kelas yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data kelas sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data kelas. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Kelas

Pengguna dapat memperbarui data kelas yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar kelas. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data kelas. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Kelas

Pengguna dapat menghapus data kelas yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data kelas yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Master Kurikulum

Master kurikulum hanya digunakan pada modul mata pelajaran. Kurikulum akan membedakan sebuah mata pelajaran dengan mata pelajaran lain berdasarkan kurikulum tertentu.

Membuat Data Kurikulum Baru

Untuk membuat data kurikulum baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar kurikulum yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data kurikulum sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data kurikulum. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Kurikulum

Pengguna dapat memperbarui data kurikulum yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar kurikulum. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data kurikulum. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Kurikulum

Pengguna dapat menghapus data kurikulum yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data kurikulum yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Master Mata Pelajaran

Master mata pelajaran merupakan master yang sangat penting karena berhubungan dengan data akademik siswa termasuk jadwal pelajaran, kehadiran siswa dan guru, dan nilai akademik siswa.

Setiap mata pelajaran harus diberi kode yang unik. Sebuah mata pelajaran yang umum seperti Matematika, meskipun diajarkan di semua tingkat dan jurusan, namun harus diberi kode yang berbeda untuk semua tingkat dan jurusan. Kelas yang berbeda dengan tingkat dan jurusan yang sama akan mendapatkan mata pelajaran yang sama.

Sebuah mata pelajaran yang sudah tidak digunakan lagi tidak boleh dihapus melainkan cukup dengan mengaturnya menjadi "nonaktif". Hal tersebut bertujuan agar data akademik tersebut dapat tetap dibaca pada masa yang akan datang.

Adapun struktur data mata pelajaran adalah sebagai berikut:

Field Type Null Default Comments
mata_pelajaran_id varchar(20) No    
nama varchar(50) No    
nama_en varchar(50) No    
jurusan varchar(20) No    
tingkat int(11) No    
sesi varchar(5) No    
kurikulum varchar(5) No    
urutan int(11) No    
kompetensi_umum text No    
kompetensi_khusus text No    
guru_pengampu varchar(20) No    
jumlah_jam int(11) No    
aktif tinyint(1) No 1  

Sedangkan isian pada form mata pelajaran adalah sebagai berikut:

  1. Kode Mata Pelajaran
    Kode mata pelajaran yang bersangkutan
  2. Nama
    Nama mata pelajaran yang bersangkutan
  3. Nama (Bahasa Inggris)
    Nama mata pelajaran yang bersangkutan dalam bahasa Inggris
  4. Jurusan
    Jurusan untuk mata pelajaran yang bersangkutan. Kosongkan jika tidak ada
  5. Tingkat
    Tingkat untuk mata pelajaran yang bersangkutan
  6. Sesi
    Sesi untuk mata pelajaran yang bersangkutan
  7. Kurikulum
    Jenis kurikulum untuk mata pelajaran yang bersangkutan
  8. Urutan
    Urutan untuk mata pelajaran yang bersangkutan pada setiap tingkat dan jurusan
  9. Kompetensi Umum
    Keahlian umum yang diharapkan dimiliki oleh semua siswa yang telah mengikuti mata pelajaran yang bersangkutan
  10. Kompetensi Khusus
    Keahlian khusus yang diharapkan dimiliki oleh semua siswa yang telah mengikuti mata pelajaran yang bersangkutan
  11. Guru Pengampu
    Guru pengampu untuk mata pelajaran yang bersangkutan. Jika mata pelajaran tersebut diajar oleh beberapa orang guru, guru pengampu cukup diisi oleh seorang guru (misalnya ketua tim untuk guru mata pelajaran tersebut)
  12. Jumlah Jam
  13. Jumlah jam pelajaran dalam periode tertentu (bulanan atau mingguan, tergantung dari definisi jam pelajaran pada masing-masing sekolah)
  14. Aktif
    Selalu isi dengan "aktif" untuk mata pelajaranyang aktif. Jika sebuah mata pelajaran tidak digunakan pada periode tersentu, mata pelajaran tersebut dapat diatur menjadi "nonaktif" agar tidak muncul pada modul lain

Membuat Data Mata Pelajaran Baru

Untuk membuat data mata pelajaran baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar mata pelajaran yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data mata pelajaran sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data mata pelajaran. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Mata Pelajaran

Pengguna dapat memperbarui data mata pelajaran yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar mata pelajaran. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data mata pelajaran. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Mata Pelajaran

Pengguna dapat menghapus data mata pelajaran yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data mata pelajaran yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Master Siswa

Master siswa merupakan data paling penting dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah. Tanpa adanya master siswa, seluruh transaksi akademik tidak dapat dilakukan karena siswa merupakan entitas utama dalam sistem.

Semua siswa diberi kode yang sama dengan Nomor Induk Siswa atau NIS. Nomor induk tersebut harus bersifat unik untuk setiap siswa dalam semua angkatan. Pada umumnya, pemberian Nomor Induk Siswa untuk semua sekolah sudah benar sehingga tidak akan dibahas lebih lanjut dalam panduan ini.

Data siswa yang keluar atau meninggal dunia tidak perlu dihapus melainkan cukup diatur statusnya sehingga data-data akademik yang berhubungan dengan siswa tersebut dapat diakses di masa yang akan datang. Untuk siswa yang keluar harus diblokir sehingga tidak dapat lagi mengakses akunnya.

Adapun struktur data dari siswa adalah sebagai berikut:

Field Type Null Default Comments
siswa_id varchar(20) No    
login varchar(20) No    
level int(11) No 120  
password varchar(42) No    
nama varchar(100) No    
status_awal varchar(5) No    
status_siswa varchar(5) No    
tingkat bigint(20) No    
sesi varchar(5) No    
jurusan varchar(20) No    
kelas varchar(10) No    
jenis_kelamin varchar(3) No    
golongan_darah varchar(5) No    
tempat_lahir varchar(50) No    
tanggal_lahir date No    
agama varchar(2) No    
warga_negara varchar(5) No    
kebangsaan varchar(50) No    
status_sipil varchar(2) No    
no_identitas varchar(50) No    
telepon varchar(50) No    
handphone varchar(50) No    
email varchar(100) No    
alamat varchar(255) No    
rt varchar(10) No    
rw varchar(10) No    
kode_pos varchar(6) No    
negara varchar(50) No    
propinsi varchar(50) No    
daerah varchar(50) No    
telepon_asal varchar(50) No    
alamat_asal varchar(255) No    
rt_asal varchar(10) No    
rw_asal varchar(10) No    
kode_pos_asal varchar(6) No    
negara_asal varchar(50) No    
propinsi_asal varchar(50) No    
daerah_asal varchar(50) No    
anak_ke int(11) No 1  
jumlah_saudara int(11) No 1  
nama_ayah varchar(50) No    
agama_ayah varchar(2) No    
pendidikan_ayah varchar(5) No    
pekerjaan_ayah varchar(5) No    
hidup_ayah varchar(5) No    
nama_ibu varchar(50) No    
agama_ibu varchar(2) No    
pendidikan_ibu varchar(5) No    
pekerjaan_ibu varchar(5) No    
hidup_ibu varchar(5) No    
telepon_ortu varchar(50) No    
handphone_ortu varchar(50) No    
email_ortu varchar(100) No    
alamat_ortu varchar(255) No    
rt_ortu varchar(10) No    
rw_ortu varchar(10) No    
kode_pos_ortu varchar(6) No    
negara_ortu varchar(50) No    
propinsi_ortu varchar(50) No    
daerah_ortu varchar(50) No    
nama_wali_murid varchar(50) No    
jenis_kelamin_wali_murid varchar(3) No    
agama_wali_murid varchar(2) No    
pendidikan_wali_murid varchar(5) No    
pekerjaan_wali_murid varchar(5) No    
telepon_wali_murid varchar(50) No    
handphone_wali_murid varchar(50) No    
email_wali_murid varchar(100) No    
alamat_wali_murid varchar(255) No    
rt_wali_murid varchar(10) No    
rw_wali_murid varchar(10) No    
kode_pos_wali_murid varchar(6) No    
negara_wali_murid varchar(50) No    
propinsi_wali_murid varchar(50) No    
daerah_wali_murid varchar(50) No    
sekolah_asal varchar(50) No    
jenis_sekolah_asal varchar(20) No    
alamat_sekolah_asal varchar(255) No    
kode_pos_sekolah_asal varchar(6) No    
negara_sekolah_asal varchar(50) No    
propinsi_sekolah_asal varchar(50) No    
daerah_sekolah_asal varchar(50) No    
jurusan_sekolah_asal varchar(50) No    
nilai_sekolah_asal varchar(10) No    
nilai_ujian_akhir_nasional double No    
tahun_lulus_sekolah_asal year(4) No    
ijazah_sekolah_asal varchar(50) No    
nomor_sk_masuk varchar(50) No    
tanggal_sk_masuk date No    
tahun_masuk year(4) No    
semester_masuk varchar(10) No    
nomor_sk_keluar varchar(50) No    
tanggal_sk_keluar date No    
catatan_keluar text No    
biaya_studi varchar(2) No    
nama_bank varchar(50) No    
nomor_rekening varchar(50) No    
autodebet varchar(2) No    
blokir tinyint(1) No 0  
aktif tinyint(1) No 1  

Sedangkan isian pada form data siswa adalah sebagai berikut:

  1. Nomor Induk Siswa
  2. ID Login
  3. Nama
  4. Status Awal
  5. Status Siswa
  6. Tingkat
  7. Sesi
  8. Jurusan
  9. Kelas
  10. Jenis Kelamin
  11. Golongan Darah
  12. Tempat Lahir
  13. Tanggal Lahir
  14. Agama
  15. Kewarganegaraan
  16. Kebangsaan
  17. Status Pernikahan
  18. Nomor Identitas
  19. Telepon
  20. Handphone
  21. Email
  22. Alamat
  23. RT
  24. RW
  25. Kode Pos
  26. Negara
  27. Propinsi
  28. Daerah
  29. Telepon Asal
  30. Alamat Asal
  31. RT Asal
  32. RW Asal
  33. Kode Pos Asal
  34. Negara Asal
  35. Propinsi Asal
  36. Daerah Asal
  37. Anak Ke
  38. Jumlah Saudara
  39. Nama Ayah
  40. Agama Ayah
  41. Pendidikan Ayah
  42. Pekerjaan Ayah
  43. Hidup Ayah
  44. Nama Ibu
  45. Agama Ibu
  46. Pendidikan Ibu
  47. Pekerjaan Ibu
  48. Hidup Ibu
  49. Telepon Orang Tua
  50. Handphone Orang Tua
  51. Email Orang Tua
  52. Alamat Orang Tua
  53. RT Orang Tua
  54. RW Orang Tua
  55. Kode Pos Orang Tua
  56. Negara Orang Tua
  57. Propinsi Orang Tua
  58. Daerah Orang Tua
  59. Nama Wali Murid
  60. Jenis Kelamin Wali Murid
  61. Agama Wali Murid
  62. Pendidikan Wali Murid
  63. Pekerjaan Wali Murid
  64. Telepon Wali Murid
  65. Handphone Wali Murid
  66. Email Wali Murid
  67. Alamat Wali Murid
  68. RT Wali Murid
  69. RW Wali Murid
  70. Kode Pos Wali Murid
  71. Negara Wali Murid
  72. Propinsi Wali Murid
  73. Daerah Wali Murid
  74. Sekolah Asal
  75. Jenis Sekolah Asal
  76. Alamat Sekolah Asal
  77. Kode Pos Sekolah Asal
  78. Negara Sekolah Asal
  79. Propinsi Sekolah Asal
  80. Daerah Sekolah Asal
  81. Jurusan Sekolah Asal
  82. Nilai Sekolah Asal
  83. Nilai Ujian Akhir Nasional
  84. Tahun Lulus Sekolah Asal
  85. Ijazah Sekolah Asal
  86. Nomor SK Masuk
  87. Tanggal SK Masuk
  88. Tahun Masuk
  89. Semester Masuk
  90. Nomor SK Keluar
  91. Tanggal SK Keluar
  92. Catatan Keluar
  93. Biaya Studi
  94. Nama Bank
  95. Nomor Rekening
  96. Autodebet
  97. Diblokir
  98. Aktif

ID login harus sama dengan Nomor Induk Siswa.

Membuat Data Siswa Baru

Untuk membuat data siswa baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar siswa yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data siswa sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data siswa. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Siswa

Pengguna dapat memperbarui data siswa yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar siswa. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data siswa. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Siswa

Pengguna dapat menghapus data siswa yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data siswa yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Pendataan Transaksi Akademik

Pendatan transaksi akademik merupakan proses memasukkan data setiap transaksi akademik ke dalam sistem. Data tersebut akan simpan dan diolah oleh program sesuai dengan tempatnya.

Pendataan transaksi akademik dilakukan setiap saat tergantung pada waktu terjadinya transaksi tersebut. Semua transaksi akademik di dasarkan pada tahun pelajaran tertentu. Data tersebut dapat dibuka kembali pada tahun pelajaran berikutnya selama data tersebut masih ada.

Pada program Sistem Informasi Akademik Sekolah, developer menempatkan beberapa modul di bawah menu "Pendataan Akademik" yang sama dengan modul pada master yaitu "Kelas", "Siswa", dan "Mata Pelajaran". Penempatan modul tersebut karena master tersebut bersifat dinamis terutama master siswa yang bertambah setiap tahunnya.

Pendataan transaksi akademik diawali dengan memasukkan data tahun pelajaran baru. Data tahun pelajaran harus dibuat sebelum pengguna membuat data lain seperti jadwal pelajaran, jadwal ujian, jadwal bimbingan, jenis biaya, dan lain-lain.

Tahun Pelajaran

Tahun pelajaran merupakan data yang wajib ada sebelum memulai transaksi akademik. Data tersebut digunakan oleh semua modul transaksi akademik pada program Sistem Informasi Akademik Sekolah. Apabila data tahun pelajaran belum dibuat, maka semua transaksi akademik tidak dapat dilakukan.

Dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah, sebuah data tahun pelajaran digunakan oleh semua tingkat, angkatan, jurusan, dan kelas. Dalam sebuah sistem harus ada sebuah tahun pelajaran yang diatur sebagai "Periode Berjalan" untuk memberitahukan kepada sistem bahwa tahun pelajaran tersebut digunakan secara standard oleh beberapa modul. Data tahun pelajaran pada "Periode Berjalan" harus aktif.

Disarankan agar data tahun pelajaran dibuat jauh sebelum memasukinya untuk menunjang data akademik lain.

Setiap tahun pelajaran diberi kode unik. Format standard dari kode tersebut adalah 5 angka yang terdiri dari 4 angka tahun dan 1 angka sesi. Sebagai contoh, Semester Ganjil Tahun Pelajaran 2012/2013 diberi kode 20121 sedangkan Semester Genap Tahun Pelajaran 2012/2013 diberi kode 20122. Demikian seterusya.

Adapun struktur data dari tahun pelajaran adalah sebagai berikut:

Field Type Null Default Comments
tahun_id varchar(5) No    
nama varchar(255) No    
tanggal_bayar_mulai date No    
tanggal_bayar_selesai date No    
tanggal_autodebet_mulai date No    
tanggal_autodebet_selesai date No    
tanggal_sekolah_mulai date No    
tanggal_sekolah_selesai date No    
tanggal_uts_mulai date No    
tanggal_uts_selesai date No    
tanggal_uas_mulai date No    
tanggal_uas_selesai date No    
tanggal_batas_nilai date No    
proses_buka int(11) No 0  
proses_tutup int(11) No 0  
catatan text No    
default tinyint(1) No 0  
aktif tinyint(1) No 1  

Sedangkan isian form data tahun pelajaran adalah sebagai berikut:

  1. Kode Tahun
  2. Nama
  3. Tanggal Awal Pembayaran
  4. Tanggal Akhir Pembayaran
  5. Tanggal Awal Autodebet
  6. Tanggal Askhir Autodebet
  7. Tanggal Awal Belajar
  8. Tanggal Akhir Belajar
  9. Tanggal Awal UTS
  10. Tanggal Akhir UTS
  11. Tanggal Awal UAS
  12. Tanggal Akhir UAS
  13. Tanggal Batas Nilai
  14. Proses Buka
  15. Proses Tutup
  16. Catatan
  17. Status
  18. Default
  19. Aktif

Beri centang pada "default" untuk periode berjalan. Perlu dicatat bahwa hanya boleh ada 1 tahun pelajaran yang diatur sebagai periode berjalan.

Membuat Data Tahun Pelajaran Baru

Untuk membuat data tahun pelajaran baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar tahun pelajaran yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data tahun pelajaran sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data tahun pelajaran. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Tahun Pelajaran

Pengguna dapat memperbarui data tahun pelajaran yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar tahun pelajaran. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data tahun pelajaran. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Tahun Pelajaran

Pengguna dapat menghapus data tahun pelajaran yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data tahun pelajaran yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Anggota Kelas

Data anggota kelas menunjukkan posisi seorang siswa pada periode tertentu. Data anggota kelas tetap dapat dibuka di masa yang akan datang meskipun siswa yang bersangkutan tidak lagi berada pada kelas tersebut.

Data anggota kelas merupakan data penting yang digunakan oleh beberapa modul seperti nilai akademik siswa, struktur kelas, kehadiran siswa, jadwal bimbingan, modul e-learning, dan modul-modul yang diakses oleh siswa. Tanpa data anggota kelas, modul-modul tersebut tidak dapat digunakan.

Isian pada form data anggota kelas adalah sebagai berikut:

  1. Tahun Pelajaran
  2. Siswa
  3. Kelas
  4. Sesi

Selain menyimpan informasi di atas, program juga menyimpan informasi jurusan dan tingkat yang diambil dari data kelas. Informasi tersebut berguna bagi program untuk menentukan jurusan dan tingkat terutama apabila kelas tersebut dihapus oleh pengguna.

Apabila seorang siswa pindah dari satu kelas ke kelas lain, maka sistem hanya akan mencatat data terakhir untuk periode tersebut. Dengan demikian, data-data yang berhubungan dengan anggota kelas sebelum perubahan dilakukan tidak dapat dibuka lagi.

Mengatur Anggota Kelas

Untuk mengatur anggota kelas, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar anggota kelas yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data anggota kelas sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data anggota kelas. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Anggota Kelas

Pengguna dapat memperbarui data anggota kelas yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar anggota kelas. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data anggota kelas. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Anggota Kelas

Pengguna dapat menghapus data anggota kelas yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data anggota kelas yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Penentuan Kelas

Modul Penentuan Kelas mirip dengan modul Anggota Kelas. Perbedaannya adalah pada modul Penentuan Kelas, penentuan kelas siswa dapat dilakukan secara kolektif. Sebagai contoh adalah pada saat kenaikan kelas. Sebanyak 40 siswa naik akan dimasukkan ke dalam sebuah kelas. Pengguna dapat memilih ke 40 siswa tersebut kemudian dimasukkan ke dalam sebuah kelas. Proses ini secara otomatis akan mengubah data tingkat, sesi, jurusan, serta kelas pada tabel siswa, menghapus data siswa tersebut dari tabel anggota kelas jika kelas yang tercatat pada tahun tersebut bukan kelas yang dipilih, membuat data baru pada tabel anggota kelas untuk siswa tersebut dengan tingkat, sesi, jurusan, serta kelas yang dipilih jika belum ada.

Menentukan Kelas Siswa

Kelas seorang atau beberapa orang siswa dapat ditentukan secara kolektif. Untuk menentukan kelas siswa, lakukan langkah-langkah sebagai berikut:

  1. Pilih angkatan atau tahun masuk siswa. Program akan menampilkan semua siswa yang masuk pada tahun tersebut. Program hanya akan menampilkan 200 siswa. Jika jumlah siswa yang masuk pada tahun yang dipilih lebih dari 200 siswa, pengguna dapat melihatnya di halaman berikutnya.
  2. Beri tanda centang pada siswa yang akan diatur kelasnya.
  3. Pilih tombol "Atur Kelas" di bawah daftar siswa. Program akan menampilkan sebuah dialog untuk memilih kelas baru. Program juga menampilkan jumlah siswa yang dipilih. Jika tidak ada siswa yang dipilih, program akan menampilkan pemberitahuan.
  4. Pilih kelas baru untuk siswa yang telah dipilih.
  5. Pilih tombol "Simpan" pada dialog untuk menyimpan perubahan atau "Batal" untuk membatalkan.

Mengubah Kelas

Apabila pengguna salah memasukkan siswa ke dalam kelas, pengguna dapat dengan mudah mengubahnya. Caranya adalah dengan memilih siswa yang akan dipindahkan ke dalam kelas yang lain kemudian menentukan kelas barunya. Program akan memperbarui data siswa tersebut serta data anggota kelas pada Tahun Pelajaran yang bersangkutan.

Struktur Kelas

Struktur kelas merupakan data tambahan dari kelas. Data tersebut berubah setiap periode meskipun data kelas tidak berubah. Data struktur kelas harus bisa diakses di masa yang akan datang. Dengan demikian, data struktur kelas tidak bisa digabungkan menjadi satu tabel dengan tabel kelas.

Isian pada form data struktur kelas adalah sebagai berikut:

  1. Tahun Pelajaran
  2. Kelas
  3. Wali Kelas
  4. Ketua Kelas
  5. Wakil Ketua Kelas
  6. Sekretaris Kelas
  7. Bendahara Kelas

Data wali kelas diambil dari data guru sedangkan data ketua kelas, wakil ketua kelas, sekretaris kelas, dan bendahara kelas diambil dari data anggota kelas yang telah dibuat sebelumnya. Data tersebut diperbarui ketika pengguna mengubah pilihan tahun pelajaran dan kelas.

Apabila data struktur kelas diubah, maka sistem hanya akan menyimpan data terakhir untuk kelas tersebut pada periode yang bersangkutan sedangkan data sebelum perubahan tidak akan disimpan.

Jadwal Pelajaran

Jadwal pelajaran merupakan data penting yang digunakan oleh beberapa modul. Jadwal pelajaran juga berhubungan dengan modul-modul yang diakses oleh guru dan siswa. Jadwal pelajaran baru dapat dibuat setelah pengguna melengkapi data-data sebagai berikut:

  1. Tahun Pelajaran
  2. Kelas
  3. Mata Pelajaran
  4. Guru dan
  5. Ruangan

Tanpa data-data tersebut, jadwal pelajaran tidak dapat dibuat karena isian tersebut bersifat wajib.

Sistem tidak mengatur jadwal pelajaran secara otomatis. Pengguna memasukkan jadwal pelajaran yang telah selesai dibuat baik secara manual maupun dengan menggunakan program penjadwalan lain. Disarankan agar sekolah telah menyusun jadwal sebelum tahun pelajaran dimulai.

Pengguna dapat menyalin jadwal pelajaran dari periode sebelumnya jika sudah ada. Setelah jadwal tersebut disalin, pengguna disarankan agar memeriksa dan menyesuaikan jadwal tersebut dengan kondisi sebenarnya. Apabila pengguna menyalin jadwal pelajaran untuk periode yang sama lebih dari satu kali, maka akan terjadi tumpang tindih data di program.

Membuat Data Jadwal Pelajaran Baru

Untuk membuat data jadwal pelajaran baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar jadwal pelajaran yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data jadwal pelajaran sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data jadwal pelajaran. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menyalin Data Jadwal Pelajaran

Untuk menyalin jadwal pelajaran dari sebuah periode ke periode lain, pengguna dapat memilih sebuah periode tertentu. Apabila pada periode tersebut belum terdapat jadwal pelajaran, program mempersilakan pengguna membuat jadwal baru atau menyalin jadwal pelajaran dari periode lain.

Untuk memulai penyalinan, pilih tautan yang berbunyi: "Klik di sini untuk menyalin dari semester sebelumnya". Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form untuk menyalin jadwal pelajaran. Pilih tahun pelajaran yang akan dijadikan sumber dan tujuan. Tentukan pula apakah data yang disalin adalah semua kelas atau kelas tertentu saja. Lanjutkan dengan memilih tombol "Salin". Semua jadwal yang dari tahun pelajaran sumber akan disalin ke tahun pelajaran tujuan sesua dengan kelas yang dipilih.

Mencetak Berita Acara Kegiatan Belajar Mengajar

Sistem Informasi Akademik Sekolah menyediakan fasilitas untuk mencetak blangko berita acara Kegiatan Belajar Mengajar (KBM). Berita acara tersebut dapat dicetak sebanyak jumlah pertemuan. Blangko tersebut kemudian diisi dan ditandatangani oleh guru dan perwakilan siswa pada saat Kegiatan Belajar Mengajar dilaksanakan.

Mengubah Data Jadwal Pelajaran

Pengguna dapat memperbarui data jadwal pelajaran yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar jadwal pelajaran. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data jadwal pelajaran. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Jadwal Pelajaran

Pengguna dapat menghapus data jadwal pelajaran yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data jadwal pelajaran yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Jadwal Ujian

Sistem Informasi Akademik Sekolah juga menyediakan modul jadwal ujian. Berbeda dengan jadwal pelajaran, pada modul ini tidak disediakan fasilitas penyalinan jadwal dari periode sebelumnya. Hal tersebut mengingat jumlah siswa yang mungkin berbeda untuk setiap periode sehingga menyebabkan perbedaan yang cukup besar pada jumlah lokal ujian.

Sebuah kelas mungkin akan dibadi menjadi beberapa lokal ujian tergantung dari banyaknya siswa pada kelas tersebut dan kapasitas ujian masing-masing ruangan. Masing-masing lokal ujian dibuat sebagai jadwal ujian yang terpisah dengan lokal ujian yang lain. Siswa dari sebuah kelas mungkin akan bergabung dalam satu ruangan dengan siswa dari kelas lain dengan alasan efiisensi.

Peserta ujian ditentukan setelah jadwal ujian dibuat. Peserta ujian untuk jadwal tertentu diambil berdasarkan jurusan dan tingkat sesuai dengan mata pelajaran tersebut sehingga peserta tersebut dapat bercampur dengan siswa dari kelas lain.

Membuat Jadwal Ujian Baru

Untuk membuat data jadwal ujian baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar jadwal ujian yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data jadwal ujian sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data jadwal ujian. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menentukan Peserta Ujian

Peserta ujian harus ditentukan oleh pengguna karena sistem tidak secara otomatis menentukannya. Penentuan peserta ujian dilakukan dengan memilih beberapa orang siswa yang ada di dalam daftar dan memasukkannya sebagai peserta pada jadwal ujian yang dipilih. Pengguna juga dapat mengeluarkan seorang atau beberapa orang siswa dari sebuah jadwal ujian.

Untuk menentukan peserta ujian, tampilkan daftar ujian secara keseluruhan. Apabila jumlah jadwal ujian lebih dari jumlah baris ke bawah sehingga menyebabkan beberapa data jadwal pelajaran data tidak ditampilkan, pengguna dapat memilih pengontrol pembagian halaman (pagination) atau dengan cara memasukkan nama jadwal ke dalam kotak pencarian. Setelah data tersebut ditampilkan, pilih tautan "Ubah" di sebelah kanan "Peserta". Angka di dalam kolom "Peserta" merupakan peserta dari jadwal ujian yang bersangkutan. Setelah memilih tautan "Ubah", program akan menampilkan sebuah dialog yang berisi daftar siswa yang terdiri dari 2 kolom. Kolom sebelah kiri adalah peserta untuk jadwal ujian yang bersangkutan sedangkan kolom sebelah kanan berisi semua siswa di luar dari peserta jadwal ujian tersebut.

Nama siswa dalam "Daftar Siswa" yang ditampilkan dengan warna merah merupakan siswa yang belum masuk ke jadwal ujian manapun untuk mata pelajaran yang sama sedangkan nama siswa yang ditampilkan dengan warna hitam sudah masuk ke jadwal ujian lain untuk mata pelajaran yang sama. Dengan pembedaan warna ini, pengguna lebih mudah untuk membagi peserta ujian.

Untuk memasukkan siswa ke sebagai peserta jadwal ujian tersebut, pilih beberapa orang siswa yang ada di dalam kolom "Daftar Siswa" kemudian pilih tombol "Masukkan". Untuk mengeluarkan siswa ke dari peserta jadwal ujian tersebut, pilih beberapa orang siswa yang ada di dalam kolom "Peserta Ujian" kemudian pilih tombol "Keluarkan". Pengguna tetap dapat mengubah peserta ujian setelah dialog tersebut ditutup dengan membuka kembali dialog tersebut dan menggunakan cara yang sama.

Mengubah Data Jadwal Ujian

Pengguna dapat memperbarui data jadwal ujian yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar jadwal ujian. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data jadwal ujian. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Jadwal Ujian

Pengguna dapat menghapus data jadwal ujian yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data jadwal ujian yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Jadwal Bimbingan

Jadwal bimbingan merupakan jadwal bimbingan konseling. Jadwal bimbingan dibagi menjadi beberapa jenis misalnya bimbingan per kelas, bimbingan per kelompok atau bimbingan per siswa. Jenis bimbingan dapat dilihat pada master bimbingan.

Pada jadwal bimbingan per kelopmok dan per siswa, pengguna harus memasukkan Nomor Induk Siswa peserta bimbingan konseling. Pengguna dapat mengetikkan nama siswa dan sistem akan menampilkan siswa yang namanya sesuai dengan yang diketikkan. Pilih salah satu siswa dan program secara otomatis akan menambahkan Nomor Induk Siswa tersebut ke dalam daftar. Apabila pengguna memasukkan seorang siswa lebih dari satu kali, program secara otomatis akan menyaringnya sehingga tidak terjadi duplikasi pada saat disimpan.

Pada jadwal bimbingan perkelas, pengguna cukup memasukkan kelas yang bersangkutan tanpa harus memasukkan siswa satu peserta.

Membuat Jadwal Bimbingan Baru

Untuk membuat data jadwal bimbingan baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar jadwal bimbingan yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data jadwal bimbingan sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data jadwal bimbingan. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Jadwal Bimbingan

Pengguna dapat memperbarui data jadwal bimbingan yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar jadwal bimbingan. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data jadwal bimbingan. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Jadwal Bimbingan

Pengguna dapat menghapus data jadwal bimbingan yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data jadwal bimbingan yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Kehadiran

Kehadiran merupakan data kehadiran guru dan siswa pada jadwal pelajaran yang telah ditentukan. Data kehadiran guru dan siswa dapat dilihat oleh guru, siswa, dan wali murid.

Kehadiran pada sebuah mata pelajaran dengan lebih dari satu kali jadwal dalam seminggu (jadwal serial) tetap diisi menurut jadwal tersebut. Meskipun demikian, persentase kehadiran siswa merupakan persentase kumulatif dari semua kehadiran untuk mata pelajaran yang sama.

Kehadiran siswa tergantung dengan kehadiran guru. Apabila data kehadiran guru belum dimasukkan, maka data kehadiran siswa belum bisa dimasukkan. Setelah kehadiran siswa dimasukkan, pengguna tetap dapat mengubah kehadiran guru namun tidak diperkenankan menghapusnya.

Sebelum mengisi data kehadiran, pengguna disarankan untuk meninjau master kehadiran terlebih dahulu.

Sistem secara standard mendefinisikan kehadiran siswa menjadi 4 macam yaitu sebagai berikut:

No Kode Nama Kehadiran Nilai Bobot
1 H Hadir 1 1
2 I Ijin 1 0.5
3 S Sakit 1 0.5
4 A Alpa 0 0

Sekolah dapat menggunakan bobot atau nilai untuk menghitung persentase kehadiran siswa. Program secara standard menggunakan nilai untuk menghitung persentase kehadiran siswa. Meskipun demikian, program tetap menyimpan bobot pada setiap kehadiran siswa.

Pengguna dapat mengatur ulang nilai dan bobot kehadiran tersebut namun tidak diperbolehkan mengubah kode yang sudah ada (H, I, S, dan A) kecuali dengan mengajukan permintaan khusus kepada developer karena kode tersebut telah digunakan secara permanen oleh program. Untuk mengganti kode di atas, program harus diubah terlebih dahulu.

Menambah Kehadiran Guru

Untuk menambah kehadiran guru, pilih tautan "Tambah" di bawah kolom "Kehadiran" pada sebuah jadwal pelajaran yang ditampilkan pada modul kehadiran. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form untuk menambah kehadiran guru. Pengguna juga dapat menambah kehadiran guru dengan membuka sebuah jadwal yang ditampilkan pada modul kehadiran kemudian memilih tombol "Tambah".

Adapun isian yang terdapat pada form kehadiran guru tersebut adalah sebagai berikut:

  1. Guru yang Mengajar
  2. Tanggal
  3. Jam Mulai
  4. Jam Selesai
  5. Catatan
  6. Aktif

Guru yang mengajar adalah guru yang benar-benar mengajar pada jadwal tersebut. Guru tersebut mungkin berbeda dengan guru yang tercantum di dalam jadwal pelajaran.

Setelah mengisi semua isian tersebut, lanjutkan dengan memilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menentukan Kehadiran Siswa

Setelah kehadiran guru dibuat, pengguna dapat menentukan kehadiran siswa. Untuk menentukan kehadiran siswa, pilih tautan "Ubah" pada salah satu kehadiran guru. Program akan menampilkan sebuah form yang berisi kehadiran sisiwa. Secara standar, program langsung memilih "Hadir". Pengguna dapat mengubahnya sesuai dengan data asli. Setelah semua kehadiran tersebut diatur, pilih tombol "Simpan".

Setelah kehadiran tersebut disimpan, pengguna tetap dapat mengubahnya di masa mendatang. Meskipun demikian, kehadiran siswa tidak bisa dihapus melalui program. Siswa yang tidak hadir tetapi dicatat di dalam sistem.

Nilai Akademik Siswa

Sistem Informasi Akademik Sekolah juga menyimpan nilai akademik siswa untuk semua siswa pada semua tingkat, jurusan, kelas, dan periode. Nilai tersebut dapat dilihat oleh guru, siswa, dan wali murid. Guru yang diberi hak untuk masuk ke dalam sistem bisa memasukkan nilai mata pelajaran kepada siswa yang diajarnya. Akan tetapi, pengisian tersebut dibatasi oleh waktu. Di luar waktu yang telah ditentukan, guru tidak dapat memasukkan nilai tersebut. Pada kasus tersebut, maka administrator dapat membantu guru untuk memasukkan nilai tersebut dengan menggunakan akun administrator tanpa mengubah konfigurasi program.

Nilai akademik siswa dapat dibuka pada masa yang akan datang meskipun siswa tersebut sudah tidak berada di kelas yang bersangkutan selama data mata pelajaran, anggota kelas, dan nilai akademik siswa tersebut masih ada. Nilai akademik siswa dapat ditampilkan per kelas maupun per siswa. Nilai tersebut dapat ditampilkan setelah pengguna memilih tahun pelajaran tertentu.

Komponen penilaian dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah terdiri dari Tugas 1, Tugas 2, Tugas 3, Tugas 4, Tugas 5, Ujian 1, Ujian 2, Ujian 3, Ujian 4, Ujian 5, UTS, dan UAS. Komponen tersebut tidak harus ada semua. Sekolah mungkin hanya menggunakan beberapa ujian dan tugas. Nilai akhir merupakan hasil perhitungan dari setiap komponen penilaian yang ada. Formula dari penilaian tersebut tidak didefinisikan di dalam program standard. Meskipun demikian, sekolah bisa mengajukan permohonan kepada developer untuk membuat formula standard sehingga guru dan siswa tidak perlu menghitung nilai akhir secara manual.

Predikat Nilai

Predikat nilai merupakan predikat nilai siswa. Setiap nilai dengan rentang tertentu akan diberi predikat tertentu. Predikat tersebut mungkin akan berbeda setiap tahunnya. Predikat nilai digunakan pada pencetakan Laporan Hasil Evaluasi Belajar Siswa yang diselenggarakan secara periodik. Dengan demikian, prestasi siswa akan lebih terukur.

Membuat Data Predikat Nilai Baru

Untuk membuat data predikat nilai baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar predikat nilai yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data predikat nilai sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data predikat nilai. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Predikat Nilai

Pengguna dapat memperbarui data predikat nilai yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar predikat nilai. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data predikat nilai. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Predikat Nilai

Pengguna dapat menghapus data predikat nilai yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data predikat nilai yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Prestasi Sekolah

Prestasi sekolah merupakan catatan prestasi sekolah. Selain digunakan untuk dokumentasi, informasi ini juga dapat dipublikasikan kepada masyarakat umum yang dapat menaikkan nama sekolah.

Adapun struktur dari prestasi sekolah adalah sebagai berikut:

Field Type Null Default Comments
id bigint(20) No     
prestasi_sekolah_id bigint(20) No     
nama varchar(100) No     
acara varchar(255) No     
penyelenggara varchar(255) No     
kategori_prestasi varchar(20) No     
tingkat_prestasi varchar(5) No     
tanggal_diraih date No     
nomor_surat_keputusan varchar(50) No     
hadiah text No     
catatan text No     
aktif tinyint(1) No   

Sedangkan isian pada form prestasi sekolah adalah sebagai berikut:

  1. Prestasi
  2. Acara
  3. Penyelenggara
  4. Kategori Prestasi
  5. Tingkat Prestasi
  6. Tanggal Diraih
  7. Nomor Surat Keputusan
  8. Hadiah
  9. Catatan
  10. Aktif

Membuat Data Prestasi Sekolah Baru

Untuk membuat data prestasi sekolah baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar prestasi sekolah yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data prestasi sekolah sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data prestasi sekolah. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Prestasi Sekolah

Pengguna dapat memperbarui data prestasi sekolah yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar prestasi sekolah. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data prestasi sekolah. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Prestasi Sekolah

Pengguna dapat menghapus data prestasi sekolah yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data prestasi sekolah yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Ektra Kurikuler

Kegiatan ekstra kurikuler merupakan kegiatan sekolah di luar kurikulum pendidikan. Jenis kegiatan ditentukan oleh masing-masing sekolah. Sistem Informasi Akademik Sekolah juga mencatat jadwal kegiatan ekstra kurikuler sekolah. Dengan demikian, siswa dapat mengetahui jadwal kegiatan tersebut tanpa harus membaca pengumuman di dinding atau di papan pengumuman. Informasi yang disajian pada Sistem Informasi Akademik Sekolah juga lebih terstruktur dan lengkap.

Selain siswa, wali murid juga mengetahui kediatan siswa. Wali murid dapat mengetahui kelas mana saja yang terlibat dalam kegiatan tersebut. Wali murid juga mengetahu waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan. Dengan demikian, seluruh kegiatan ekstra kurikuler menjadi lebih transparan.

Adapun struktur dari ekstra kurikuler adalah sebagai berikut:

Column Type Null Default Comments
id bigint(20) No     
ekstra_kurikuler_id bigint(20) No     
tahun varchar(5) No     
nama varchar(200) No     
keterangan text No     
tingkat varchar(20) No     
jurusan varchar(20) No     
kelas varchar(20) No     
guru varchar(20) No     
pembina varchar(50) No     
pelatih varchar(50) No     
urutan int(11) No     
tanggal_buat datetime No     
login_buat varchar(50) No     
tanggal_edit datetime No     
login_edit varchar(50) No     
dikunci tinyint(1) No   
aktif tinyint(1) No   

Sedangkan isian form dari ekstra kurikuler adalah sebagai berikut:

  1. Tahun
  2. Nama
  3. Keterangan
  4. Tingkat
  5. Jurusan
  6. Kelas
  7. Guru
  8. Pembina
  9. Pelatih
  10. Urutan
  11. Aktif

Membuat Data Ekstra Kurikuler Baru

Untuk membuat data ekstra kurikuler baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar ekstra kurikuler yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data ekstra kurikuler sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data ekstra kurikuler. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Ekstra Kurikuler

Pengguna dapat memperbarui data ekstra kurikuler yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar ekstra kurikuler. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data ekstra kurikuler. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Ekstra Kurikuler

Pengguna dapat menghapus data ekstra kurikuler yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data ekstra kurikuler yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Keuangan

Sistem Informasi Akademik Sekolah juga mencakup informasi keuangan. Informasi keuangan yang dimaksud di dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah adalah keuangan yang berhubungan dengan biaya pendidikan yang dibebankan kepada siswa atau wali murid. Informasi tersebut meliputi:

  1. Jenis Biaya
  2. Informasi dan Catatan Angusran/Cicilan
  3. Informasi Biaya yang Belum Dibayar

Dalam Sistem Informasi Akademik Sekolah, setiap biaya yang dimasukkan ke dalam sistem dapat dicicil. Meskipun demikian, sekolah dapat menerapkan kebijakan agar siswa atau wali murid membayarnya sekaligus. Pasa setiap pembayaran, program menyediakan modul cetak kuitansi. Kuitansi tersebut baru dianggap sah jika ditandatangani oleh administrator yang menerimanya dan dibubuhi stempel dari sekolah. Teknis pembayarannya diserahkan kepada masing-masing sekolah.

Sekolah dapat melihat informasi penerimaan pembayaran yang dilakukan oleh siswa atau wali murid untuk setiap jenis biaya. Sekolah juga bisa melihat jumlah yang belum dibayar baik oleh masing-masing siswa maupun berdasarkan jenis biaya tertentu.

Sebelum melakukan tarnsaksi pembayaran, pengguna harus memasukkan jenis biaya ke dalam sistem terlebih dahulu. Jenis biaya tersebut akan menjadi

Jenis Biaya

Sekolah harus menentukan jenis biaya yang dibebankan kepada masing-masing siswa atau wali murid. Jenis biaya tersebut dibedakan berdasarkan:

  1. Tahun Masuk atau Angkatan
  2. Jurusan
  3. Kelas
  4. Tahun Pelajaran

Meskipun sekolah menetapkan bahwa jumlah biaya pendidikan untuk setiap angkatan tidak berubah selamanya, akan tetapi pengguna harus memasukkan jenis biaya tersebut setiap tahun akademiknya. Hal tersebut bertujuan untuk meningkatkan fleksibilitas program sehingga apabila sekolah membuat kebijakan perubahan jumlah tersebut.

Adapun isian dari jenis biaya adalah sebagai berikut:

  1. Nama
  2. Periode
  3. Angkatan
  4. Jurusan
  5. Kelas
  6. Jumlah
  7. Tanggal Awal Pembayaran
  8. Tanggal Akhir Pembayaran
  9. Keterangan
  10. Aktif

Untuk jenis biaya yang berlaku untuk semua jurusan, maka isian "Jurusan" harus dikosongkan. Untuk jenis biaya yang berlaku untuk semua kelas, maka isian "Kelas" harus dikosongkan.

Jenis biaya dapat dibah sebelum digunakan untuk bertransaksi. Setelah digunakan untuk bertransaksi, jenis biaya tersebut dikunci oleh sistem secara otomatis sehingga tidak dapat diubah atau dihapus.

Pastikan bahwa data-data yang terdapat pada masing-masing jenis biaya sudah lengkap dan benar sebelum digunakan untuk bertransaksi karena apabila data tersebut dihapus setelah digunakan, maka akan menyebabkan terjadinya kekacauan informasi.

Membuat Data Jenis Biaya Baru

Untuk membuat data jenis biaya baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar jenis biaya yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada data jenis biaya sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form data jenis biaya. Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Data Jenis Biaya

Pengguna dapat memperbarui data jenis biaya yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar jenis biaya. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data jenis biaya. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Jenis Biaya

Pengguna dapat menghapus data jenis biaya yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data jenis biaya yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Transaksi Pembayaran

Sistem Informasi Akademik Sekolah mencatat transaksi pembayaran yang dilakukan oleh siswa atau wali murid. Data tersebut disimpan di dalam sistem secara terstruktur. Setelah data dimasukkan, sistem menyediakan kuitansi yang dapat dicetak sebagai bukti yang akan dipegang oleh siswa atau wali murid.

Pama modul transaksi pembayaran juga dapat diketahui berapa jumlah cicilan dan sisa pembayaran. Data tersebut dapat dibuka oleh siswa dan wali murid. Siswa dan wali murid hanya bisa membaca data yang telah dimasukkan oleh administrator dan tidak dapat melakukan perubahan atau penambahan data.

Membuat Data Pembayaran Baru

Untuk membuat data pembayaran, pengguna terlebih dahulu harus memilih siswa berdasarkan tahun masuk, jurusan, dan kelas. Selanjutnya sistem akan menampilkan jenis pembayaran apa saja yang dibebankan kepada siswa tersebut.

Untuk membuat data pembayaran, pilih tautan "Tambah" pada jenis biaya yang akan dibayar. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form pembayaran. Masukkan jumlah pembayaran ke dalam form. Apabila dibutuhkan, masukkan keterangan pada tempat yang disediakan. Lanjutkan dengan memilih tombol "Simpan".

Setelah data berhasil disimpan, program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi data pembayaran. Di halam tersebut juga disediakan tautan untuk mencetak kuitansi pembayaran. Untuk menampilkan kuitansi tersebut, pilih gambar mesin pencetak (printer) pada data yang akan dicetak. Selanjutnya cetak halaman tersebut menggunakan mesin pencetak yang telah tersambung dengan komputer pengguna.

Mengubah Data Pembayaran

Setelah data pembayaran dibuat, program memperbolehkan pengguna untuk mengubahnya. Perubahan tersebut tentu saja untuk memperbaiki kesalahan. Setelah data tersebut diubah, maka data yang diakui adalah data yang tertulis secara fisik pada kuitansi yang dipegang oleh siswa atau wali murid yang ditandatangani oleh administrator serta dibubuhi stempel sekolah. Program juga mencatat siapa yang membuat dan terakhir mengubah data tersebut.

Untuk mengubah data pembayaran, pilih gambar pena yang ada pada daftar cicilan. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan data pembayaran. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Data Pembayaran

Pengguna dapat menghapus data pembayaran yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada data cicilan yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Apabila satu jenis biaya dicicil hingga 2 kali, maka penghapusan satu buah cicilan hanya akan mengurangi jimlah cicilan yang telah dibuat. Untuk menghapus semua data pembayaran untuk jenis biaya tersebut, pengguna harus menghapus semua cicilan yang telah dimasukkan.

Ekspor Data

Program Sistem Informasi Akademik Sekolah menyediakan fasilitas untuk mengekspor data ke format lain. Format data yang didukung antara lain adalah sebagai berikut:

  1. Extensible Markup Language (XML)
  2. Hypertext Markup Language (HTML)
  3. Microsoft Excel 2003
  4. Microsoft Word (HTML Table)

Extensible Markup Language (XML)

Format XML terbagi menjadi 2 yaitu XML biasa dan XML mentah. Format XML mentah berisi data dalam bentuk kode. Sebagai contoh: data siswa mempunyai atribut propinsi. Maka nilai dari atribut tersebut hanya diwakili dengan kode propinsi sebagaimana tercantum pada master propinsi. Demikian pula dengan atribut yang lain. Dengan demikian, data XML mentah dapat diolah oleh program lain apabila diperlukan.

Format Hypertext Markup Language (HTML)

Format HTML disediakan untuk keperluan publikasi menggunakan halaman web. Data tersebut disajikan dalam bentuk tabel. Pengguna dapat mengolah data tersebut untuk membuang atribut yang tidak diperlukan dengan menggunakan editor HTML baik berbasis desktop maupun berbasis web.

Format Microsoft Excel

Format Microsoft Excel 2003 merupakan format yang dibuat oleh PHP Writer. Format tersebut dapat dibuka oleh Microsoft Excel 1997, Microsoft Excel 2000, Microsoft Excel 2002, Microsoft Excel 2003, Microsoft Excel 2007, dan Microsoft Excel 2010. Seluruh data pada semua sel dianggap sebagai string meskipun data tersebut adalah angka atau tanngal dan waktu. Pengguna dapat mengkonversi data tersebut untuk pengolahan lebih lanjut dengan menggunakan Microsoft Excel.

Format Microsoft Word

Format ini sebenarnya adalah format HTML namun disimpan dengan ekstensi DOC. Format ini disediakan untuk pencetakan menggunakan program Microsoft Word. Pengguna dapat mengolah data tersebut sebagaimana data Microsoft Word biasa. Apabila pengguna ingin menyimpannya sebagai sebuah dokumen terpisah, sangat disarankan agar pengguna membuat sebuah dokumen baru menggunakan Microsoft Word kemudian menyalin data tersebut ke dokumen baru yang dibuat oleh pengguna.

Berita

Sistem Informasi Akademik Sekolah juga menyediakan fasilitas untuk membuat informasi yang disajikan dengan gaya artikel. Informasi tersebut bersifat umum dan terbuka bagi siapa saja yang mengakses halaman tersebut tanpa memerlukan otentifikasi sebagai pengguna program. Isi berita bertipe "longtext" sehingga dapat memuat data dengan jumlah yang sangat panjang.

Berita juga dapat diisi dengan tautan gambar, tabel, video, dan sebagainya. Untuk menulis berita tersebut, program menyediakan editor HTML dan file manager sehingga memudahkan pengguna untuk mengunggah gambar dari komputer pribadi (PC) ke server dan memasukkannya ke dalam berita.

Sebuah berita dapat ditampilkan di halaman depan sehingga berita tersebut akan langsung ditampilkan pada saat pengunjung mengunjungi halaman tersebut tanpa harus memilih berita terlebih dahulu. Berita tersebut harus aktif. Apabila berita tersebut tidak aktif, maka program akan menampilkan berita lain.

Membuat Berita Baru Baru

Untuk membuat berita baru, pilih tombol "Tambah" di bagian bawah daftar ekstra kurikuler yang telah ada. Apabila di dalam sistem belum ada berita sama sekali, program akan menampilkan tulisan berbunyi: "Data tidak ditemukan. Klik di sini untuk membuat baru". Klik link yang diberikan.

Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi form berita yang dilengkapi dengan editor HTML WYSISWG.

Editor HTML WYSIWYG adalah editor HTML yang memberikan tampilan hampir sama dengan tampilan hasil. Pengguna tidak perlu mengetahui semua tag HTML dari berita yang akan ditulisnya. Pengguna cukup menggunakan fasilitas yang disediakan. Program secara otomatis akan membuat kode HTML sesuai dengan isi berita. Untuk memasukkan gambar, pengguna dapat menggunakan toolbar "Insert Image" atau "Sisipkan Gambar". Pengguna dapat memasukkan gambar dari server lain maupun menguploadnya dari penyimpanan lokal. Untuk mengupload gambar dari penyimpanan lokal, pengguna dapat menggunakan "Kams File Manager". Mengenai cara penggunaan "Kams File Manager" dapat dilihat pada bagian selanjutnya atau klik di sini.

Pada form berita terdapat beberapa isian yaitu debagai berikut:

  1. Kelas
    Kelas tertentu yang dapat membaca berita. Jika berita diperuntukkan bagi semua kelas, pilih "Berita Untuk Umum"
  2. Judul
    Judul berita
  3. Aktif
    Beri tanda centang "Aktif" agar berita dapat dibaca oleh siswa. Jika tidak, maka berita akan disembunyikan.

Lengkapi form tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Mengubah Berita Utama

Berita utama adalah berita yang ditampilkan secara langsung di halaman depan tanpa harus dibuka oleh pengujung. Untuk mengatur sebuah berita menjadi berita utama, pilih tautan "Utama" pada berita yang akan dipilih. Berita utama ditandai dengan warna hijau pada baris tersebut.

Apabila pengguna memilih berita lain sebagai berita utama, maka berita sebelumnya yang menjadi berita akan menjadi berita biasa, atau dengan kata lain bahwa program hanya memperbolehkan pengguna mengatur sebuah berita sebagai berita utama.

Mengubah Berita

Pengguna dapat memperbarui berita yang telah dimasukkan. Perubahan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk mengubah data tersebut, pilih gambar pena yang ada pada daftar ekstra kurikuler. Program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form perubahan berita. Perbarui data tersebut kemudian pilih tombol "Simpan" untuk menyimpannya.

Menghapus Berita

Pengguna dapat menghapus berita yang telah dimasukkan. Penghapusan tersebut dapat dilakukan kapanpun. Untuk menghapus data tersebut, beri centang pada berita yang akan dihapus. Program akan meminta konfirmasi kepada pengguna untuk menghapus data tersebut. Pilih "OK" untuk menghapusnya atau "Cancel" untuk membatalkannya. Pilihan mungkin akan berbeda sesuai dengan browser yang digunakan dan pengaturan bahasa pada browser tersebut.

Profil Administrator

Sistem Informasi Akademik Sekolah memungkinkan administrator mengubah data-data dirinya termasuk ID login, email, password, nama, dan lain-lain. Untuk alasan keamanan, sangat disarankan agar administrator mengubah password secara berkala. Password yang digunakan juga harus panjang dan aman.

Mengubah Data Administrator

Untuk mengubah data administrator, pengguna dapat memilih submenu "Profil Admin". Program akan mengarahkan pengguna ke sebuah halaman yang berisi data-data administrator. Di sebelah kanan terdapat sebuah foto dengan rasio 2x3. Untuk mengubah data dan foto tersebut, pilih tombol "Ubah" di bagian bawah data administrator. Pada saat dipilih, program akan mengarahkan pengguna ke halaman yang berisi form data administrator. Ubah isian pada form tersebut untuk menggantinya. Apabila pengguna mengosongkan "Password", maka program akan tetap menggunakan password lama. Untuk mengubah foto, pilih sebuah gambar dengan format JPEG. Simpan dengan memilih tombol "Simpan".

Apabila pengguna memilih sebuah foto, maka program akan mengunggah foto tersebut ke server sehingga proses penyimpanan membutuhkan waktu lama tergantung dari besarnya file foto dan kecepatan internet.

Mengubah Pertanyaan Keamanan

Pertanyaan keamanan adalah sebuah pertanyaan yang diajukan oleh program untuk mengidentifikasi pengguna saat pengguna tersebut lupa password. Pertanyaan tersebut bersifat pribadi sehingga diharapkan hanya pengguna yang bersangkutanlah yang bisa menjawabnya.

Pengguna harus memilih sebuah pertanyaan dan menjawab pertanyaan tersebut. Jika jawaban dibiarkan kosong, maka akun tersebut dapat dibuka oleh orang lain dengan mudah.

File Manager

Sekilas tentang Kams File Manager versi 2.0

Kams File Mannager ini sangat cocok untuk semua aplikasi berbasis web yang menyediakan modul untuk mengunggah file dan mengaturnya.

Kams File Manager dibuat dengan bahasa PHP pada sisi server dan JavaScript pada sisi client. Kams File Manager menggunakan library jQuery dan jQuery UI sehingga tampilannya menjadi lebih menarik karena ditambah dengan beberapa effect.

Kams File Manager memungkinkan pengguna untuk mengatur letak penyimpanan file serta mengatur URL dari file yang dipilih untuk disesuaikan dengan aplikasi lain. Untuk direktori file, Kams File Manager menggunakan alamat absolute sehingga lebih aman karena program hanya akan mengakses sebuah direktori tertentu. Untuk URL file, Kams File Manager memperbolehkan pengguna menggunakan alamat relative atau absolute. Jika diperlukan, pengguna disarankan untuk menggunakan file .htaccess untuk mengatur ulang URL dari file.

Kams File Manager mempunyai puluhan fungsi operasi file dan direktori yang umum. Selain itu, Kams File Manager juga menyediakan fungsi untuk mengubah gambar, file teks, dan dapat menampilan gambar, memutar video dan audio, serta menanyangkan file shock wave dan file PDF.

Kams File Manager menggunakan istilah "base" yang mengacu kepada direktori root untuk penyimpanan file. Jika sebuah nama file atau direktori diawali dengan "base", maka nama tersebut akan diganti dengan alamat absolut dari direktori root.

Kebutuhan Sistem

  1. Server web Apache 2
  2. PHP 5
    Adapun modul tambahan dari PHP adalah sebagai berikut:
    1. PHP GD untuk pengolahan gambar
    2. PHP ZIP untuk mengompres dan mengekstrak file
    3. PHP EXIF untuk informasi gambar (pilihan)
  3. Browser dengan dukungan JavaScript dan framework jQuery serta jQuery UI

Tampilan Kams File Manager

Jendela Kams File Manager terbagi menjadi 2 yaitu daerah direktori untuk menampilkan direktori dan daerah file untuk menampilkan direktori dan file yang berada pada direktori yang sedang dibuka. Daerah direktori menampilkan direktori secara bertingkat terhitung dari direktori root untuk penyimpanan file. Kams File Manager secara otomatis akan menambah anak di bawah sebuah daftar direktori jika pengguna membuka sebuah direktori yang berada satu tingkat di bawahnya.

Kams File Manager menyediakan dua macam tampilan untuk file yaitu tampilan dengan tabel dan tampilan dengan gambar kecil (thumbnail). Pada tampilan dengan gambar kecil, Kams File Manager menampilkan ikon sesuai dengan ekstensi dari file tersebut. Khusus untuk file dengan format gambar seperti PNG, JPEG, dan GIF, Kams File Manager menampilkan isi dari file tersebut meskipun pengguna mengubah ekstensi dari file tersebut. Meskipun demikian, pengguna dapat memilih untuk menonaktifkan thumbnail.

Kams File Manager juga menampilkan gambar yang yang ada di dalam sub direktori di bawahnya. Dengan demikian, pengguna bisa mengetahui isi dari sebuah direktori meskipun direktori tersebut belum dibuka.

Jika pengguna mengubah ekstensi file gambar (JPG, JPEG, PNG, dan GIF) menjadi TXT atau HTML, Kams File Manager tetap akan mengenali bahwa file tersebut merupakan file gambar, bukan file teks. Dengan demikian, Kams File Manager akan menampilkan context menu sebagaimana context menu pada file gambar. Pengguna juga tetap dapat menampilkan gambar tersebut serta mengubahnya.

Kams File Manager menyediakan context menu pada kedua tampilan. Context menu tersebut berbeda-beda untuk direktori atau file dengan ekstensiter tentu. Beberapa ekstensi tertentu seperti gambar, video, audio, flash, atau PDF, mendapat perlakuan khusus.

Kams File Manager juga menyediakan context menu untuk daerah file. Context menu tersebut berhubungan dengan direktori yang sedang dibuka serta berhubungan dengan beberapa file dan direktori yang dipilih.

Pada saat pengguna memilih satu atau beberapa file kemudian mengubah tipe tampilan dari tabel menjadi thumbnail atau sebaliknya, Kams File Manager tetap menjaga pilihan pengguna selama perubahan dilakukan dengan AJAX tanpa memuat ulang halaman secara keseluruhan. Dengan cara ini, pengguna bebas untuk mengubah tampilan kapanpun diperlukan tanpa kehilangan pilihan file.

Fungsi dan Operasi pada Kams File Manager versi 2.0

Berikut ini merupakan fungsi yang ada pada Kams File Manager

  1. Create New File
    Fungsi untuk membuat file baru pada sebuah direktori
  2. Create New Directory
    Fungsi untuk membuat direktori baru pada sebuah direktori
  3. Select File *
    Fungsi ini merupakan fungsi yang dapat dihubungkan dengan aplikasi lain seperti editor HTML atau form lainnya
  4. Open Directory
    Membuka  sebuah direktori
  5. Copy File
    Menyimpan alamat sebuah file yang akan disalin ke direktori lain. File baru akan disalin pada proses "Paste File" setelah "Copy File" dilakukan
  6. Copy Selected File
    Menyimpan alamat beberapa file yang dipilih yang akan disalin ke direktori lain. File baru akan disalin pada proses "Paste File" setelah "Copy File" dilakukan
  7. Copy Directory
    Menyimpan alamat sebuah direktori yang akan disalin ke direktori lain. Direktori baru akan disalin pada proses "Paste File" setelah "Copy Directory" dilakukan
  8. Copy Selected Directory
    Menyimpan alamat beberapa direktori yang dipilih yang akan disalin ke direktori lain. Direktori baru akan disalin pada proses "Paste File" setelah "Copy File" dilakukan
  9. Cut File
    Menyimpan alamat sebuah file yang akan dipindahkan ke direktori lain. File baru akan dipindahkan pada proses "Paste File" setelah "Cut File" dilakukan
  10. Cut Directory
    Menyimpan alamat sebuah direktori yang akan dipindahkan ke direktori lain. Direktori baru akan dipindahkan pada proses "Paste File" setelah "Cut Directory" dilakukan
  11. Cut Selected File
    Menyimpan alamat beberapa file yang dipilih yang akan dipindahkan ke direktori lain. File baru akan dipindahkan pada proses "Paste File" setelah "Cut Selected File" dilakukan
  12. Cut Selected Directory
    Menyimpan alamat beberapa direktori yang dipilih yang akan dipindahkan ke direktori lain. Direktori baru akan dipindahkan pada proses "Paste File" setelah "Cut Selected Direktory" dilakukan
  13. Move File
    Memindahkan sebuah file ke direktori lain. File akan langsung dipindahkan tanpa memerlukan proses "Paste File"
  14. Move Directory
    Memindahkan sebuah direktori ke direktori lain. Direktori akan langsung dipindahkan tanpa memerlukan proses "Paste File"
  15. Move Selected File
    Memindahkan beberapa file yang dipilih ke direktori lain. File akan langsung dipindahkan tanpa memerlukan proses "Paste File"
    Move Selected Directory
    Memindahkan beberapa direktori yang dipilih ke direktori lain. Direktori akan langsung dipindahkan tanpa memerlukan proses "Paste File"
  16. Compress File
    Mengompres sebuah file dengan format ZIP dengan nama tertentu
  17. Compress Directory
    Mengompres semua file dalam sebuah direktori dengan format ZIP dengan nama tertentu
  18. Compress Selected File
    Mengompres beberapa file yang dipilih dengan format ZIP dengan nama tertentu
  19. Compress Selected Directory
    Mengompres semua file yang ada dalam beberapa direktori yang dipilih dengan format ZIP dengan nama tertentu
  20. Paste File
    Menyalin atau memindahkan file yang terlah dipilih pada proses "Copy File"
  21. Paste Directory
    Menyalin atau memindahkan direktori yang terlah dipilih pada proses "Copy Directory"
  22. Rename File
    Mengubah nama sebuah file tertentu
  23. Rename Directory
    Mengubah nama sebuah direktori tertentu
  24. Rename First Selected File
    Fungsi ini sama dengan "Rename File" dan "Rename Directory" yang dapat diakses dari toolbar setelah memilih sebuah file atau direktori tertentu. Apabila pengguna memilih beberapa file atau direktori, maka program hanya mengambil satu pilihan pertama. Program secara otomatis mendeteksi apakah pilihan pertama merupakan file atau direktori. Fungsi ini disediakan bagi pengguna yang menggunakan browser yang tidak mendukung context menu
  25. Delete File
    Menghapus sebuah file tertentu
  26. Delete Selected File
    Menghapus beberapa file yang dipilih
  27. Delete Directory
    Menghapus direktori
  28. Delete Selected Directory
    Menghapus beberapa direktori yang dipilih
  29. Display File Properties
    Menampilkan informasi dari sebuah file
  30. Display Directory Properties
    Menampilkan informasi dari sebuah direktori
  31. Download File
    Mengunduh sebuah file tertentu
  32. Extract File
    Mengekstrak sebuah file ZIP ke direktori tertentu
  33. Extract First Selected File
    Fungsi ini sama dengan "Extract File" yang dapat diakses dari toolbar setelah memilih sebuah file tertentu. Apabila pengguna memilih beberapa file atau direktori, maka program hanya mengambil satu file pilihan pertama dan mengabaikan direktori yang dipilih. Fungsi ini disediakan bagi pengguna yang menggunakan browser yang tidak mendukung context menu. Perlu diingat bahwa JavaScript tidak dapat menentukan apakah file tersebut merupakan file hasil kompresi atau tidak karena PHP tidak memeriksana terlebih dahulu. Sebelum menampilkan daftar, PHP hanya menganggap bahwa file dengan ekstensi .zip mempunyai tipe MIME application/zip namun tidak benar-benar memeriksa ininya. PHP akan memeriksa file tersebut pada saat pengguna mengekstraknya. Jika file gagal diekstrak, maka Kams File Manager akan memberitahukannya kepada pengguna
  34. Edit File
    Mengubah isi sebuah file teks
  35. Preview Image
    Menampilkan gambar dari sebuah file bertipe "image"
  36. Read PDF File
    Menampilkan isi file bertipe PDF
  37. Up Directory
    Membuka direktori di atasnya
  38. Upload File
    Mengunggah sebuah atau beberapa file yang dipilih
  39. Check File
    Memilih semua file yang ada di dalam sebuah direktori yang sedang dibuka
  40. Uncheck File
    Membatalkan semua pilihan baik yang dipilih secara manual maupun yang dipilih dengan operasi "Check File"
  41. Rotate Clockwise
    Memutar gambar searah jarum jam
  42. Rotate Counterclockwise
    Memutar gambar berlawanan arah jarum jam
  43. Flip Vertical
    Membalik gambar secara vertikal
  44. Flip Horizontal
    Membalik gambar secara horizontal
  45. Resize Image
    Mengubah dimensi gambar. Kams File Manager menyediakan pilihan untuk mengubah rasio atau mempertahankan rasio dengan melakukan pemotongan gambar demi mempertahankan rasio
  46. Play Audio Embed
    Memainkan file audio dengan tag <EMBED>
  47. Play Audio HTML5
    Memainkan file audio dengan tag <AUDIO>
  48. Play Audio IFRAME
    Memainkan file audio dengan tag <IFRAME>
  49. Play Video with Moxie Player
    Memainkan file video dengan menggunakan Moxie Player
  50. Play Video Embed
    Memainkan file video dengan tag <EMBED>
  51. Play Video HTML5
    Memainkan file video dengan tag <VIDEO>
  52. Play Video IFRAME
    Memainkan file video dengan tag <IFRAME>

Editor Gambar pada Kams Editor versi 2.0

Kams File Manager memungkinkan pengguna mengubah gambar dengan format JPEG, GIF, dan PNG. Karena keterbatasan kemampuan GD PHP dalam pengolahan gambar, Kams File Manager mengganti warna transparan pada file GIF dan PNG menjadi warna putih. File akan kehilangan seluruh informasi yang terkandung di dalam header file gambar hasil fotografi seperti tanggal pengambilan, merek dan model kamera, posisi lintang, posisi bujur, serta ketinggian. Selain itu, GIF animasi juga hanya akan diambil frame pertama saja sedangkan frame lain akan diabaikan.

Kams File Manager akan menyimpan gambar hasil pada file sumber. Jika pengguna tidak ingin kehilangan file asli, pengguna diwajibkan untuk membuat file cadangan dengan cara menyalinnya ke direktori lain.

Informasi Gambar

Kams File Manager juga menampilkan beberapa informasi gambar seperti format gambar, ukuran gambar, ukuran file, tanggal pembuatan file, tanggal modifikasi file, dan sebagainya. Khusus untuk gambar hasil fotografi, Kams File Manager juga menampilkan informasi EXIF gambar berupa:

  1. Tanggal pengambilan gambar
  2. Merek dan model kamrea
  3. Posisi lintang (altitude)
  4. Posisi bujur (longitude)
  5. Ketinggian dari permukaan laut (altitude)

Informasi EXIF ini membutuhkan modul PHP tambahan yaitu PHP EXIF. Apabila modul tersebut tidak ada, maka informasi EXIF tidak dapat ditampilkan namin tidak menyebabkan terjadinya kesalahan program.

Konfigurasi Kams File Manager versi 2.0

$cfg->rootdir = dirname(__FILE__)."/data";  
$cfg->rooturl = "data";  
$cfg->thumbnail = true;  
$cfg->thumbnail_quality = 75;  
$cfg->authentification_needed = false;  
$cfg->readonly = false;  
$cfg->allow_upload_all_file = true;  
$cfg->allow_upload_image = true;  
$cfg->delete_forbidden_extension = true;  
$cfg->forbidden_extension = array('exe','php','htaccess');  

$cfg->rootdir adalah direktori penyimpanan file di server. Direktori tersebut dapat diubah sesuai dengan keinginan. Untuk aplikasi dengan sistem banyak pengguna, $cfg->rootdir bisa menggunakan ID pengguna agar file yang diunggah oleh pengguna disimpan di dalam direktori yang terpisah.

$cfg->rooturl adalah prefiks (awalan) dari URL file. Awalan ini dapat berupa alamat absolut yang mengandung :// atau alamat relative yang mengandung ../.

$cfg->thumbnail adalah pilihan apakah pengguna akan menggunakan thumbnail untuk file gambar atau tidak. Penggunaan thumbnail akan memberatkan server dan akses jika disebuah direktori terdapt hingga ratusan file.

$cfg->authentification_needed adalah pilihan apakah file manager membutuhkan otentifikasi pengguna. Jika Kams File Manager digunakan pada sistem online, maka $cfg->authentification_needed diwajibkan.

Otentifikasi dihubungkan dengan modul login sistem sehingga Kams File Manager hanya bisa diakses oleh pengguna yang masuk. File auth.php dan login.php dapat diubah sesuai dengan kebutuhan.

Sistem Keamanan

Kams File Manager mempunyai sistem keamanan dengan otentifikasi dan filter. Otentifikasi hanya memperbolehkan pengguna yang masuk yang dapat menggunakan program sedangkan filter hanya memperbolehkan pengguna mengunggah file tertentu saja.

Jika $cfg->delete_forbidden_extension diatur bernilai true, sistem secara otomatis mencari semua file dengan ekstensi yang ada di dalam array $cfg->forbidden_extension pada sebuah direktori tertentu. Apabila ditemukan, maka file tersebut akan langsung dihapus tanpa memerlukan konfirmasi. Penghapusan ini dilakukan pada operasi:

  1. Upload file
  2. Rename file
  3. Extract file

Dengan adanya sistem keamanan ini, pengguna tidak dapat memasukkan file terlarang (misalnya PHP atau EXE) meskipun telah mengubah namanya atau telah mengompresnya ke dalam sebuah file ZIP untuk kemudian diekstrak.

Selain dengan menggunakan filter, pengguna juga dapat menggunakan file .htaccess yang disimpan di dalam direktori di atasnya. Akan tetapi, pengguna harus mengatur di mana file akan disimpan karena pengaturan ini akan berlaku untuk direktori yang bersangkutan dan direktori di bawahnya. Pengguna dapat membuat direktori 2 tingkat atau lebih.

Screenshoot Kams File Manager 2

File Manager 1

File Manager 2

File Manager 3

File Manager 4